お客様からの意見や質問、購入に関する問い合わせなどを受け付けることを目的に、多くのサイトで設置しています。企業にとっても顧客にとっても便利な機能ですが、どのようにこの窓口を設置したらいいか分からない方もいると思います。
そこで今回は、お問い合わせフォームの作り方を中心に、無料で利用できる問い合わせ作成ツールなどもご紹介していきます。
問い合わせフォームを設置するメリットとは？
まずは、問い合わせ作成フォームを設置するメリットについてご紹介していきます。
いつでも問い合わせできる
お客様が企業に問い合わせる方法の一つとして電話がありますが、電話の問い合わせについては、大体の企業が問い合わせ時間を設けているので、その時間内でなければ問い合わせすることができません。
しかし、メールでの問い合わせについては、24時間対応しており、翌日にはその返事が返ってきます。企業にとっては顧客の取りこぼしを防ぐことができ、顧客にとってはいつでも問い合わせができるというメリットがあるため、どちらにとっても有益になります。
業務効率化を図れる
問い合わせフォームに寄せられるものは、商品購入についての質問だけでなく、多くの意見も寄せられます。それらを管理し分析できることは、企業にとってサービスの改善につなげられるので、一つの情報源として有益なものです。
また、電話対応に必要な人員を排除することができるため、人件費削減にも役立てることができるので、あらゆる分野での業務効率化を図ることができます。
マーケティングに活用できる
問い合わせフォームは、意見を聞くためだけでなく、それらの情報を管理し分析することで、顧客のニーズに合わせたマーケティングを行うことができます。これは、企業にとって大きなことで、普段は聞けない情報を得ることができるので、今後の営業展開に大きく役立てることができます。
問い合わせフォームを作る3つの手段
それでは、問い合わせフォームはどのように作成すればいいのでしょうか。自社のサイトに取り入れたいけど方法が分からないという方は参考にしてください。
コーディングで作成する
プログラミング知識がある場合は、PHP・HTML・CSSなどを使い作成することができます。コーディング作成は、好きなデザインや文字フォントなど、好きにカスタマイズして作り上げることができます。詳しくは後ほどお話しますが、自社で独自開発する際には、この方法が取り入れられています。
問い合わせフォーム作成ツールを活用する
もし自社にプログラミング知識を有するスタッフがいない場合は、問い合わせフォーム作成ツールを使うのがいいでしょう。初心者でも簡単に作成するkとができ、ツールによって搭載されている機能や月額なども違うので、自社に合ったツールを使用するといいでしょう。こちらも後ほど詳しく解説していきます。
プラグインを使う
この方法は、自社のサイトがワードプレスを利用している場合に限りますが、ワードプレス内にあるプラグインから作成することができます。こちらも専門知識は必要ないうえに、いろいろなデザインのものがあるので、目的に合わせて選択し簡単に設置することが可能です。
問い合わせフォームに必要な機能
問い合わせフォームを設置するにあたり、最低限必要な機能というのが存在します。顧客にとって入力しやすい、そして間違いのない分かりやすい問い合わせフォームを設置するようにしましょう。最低限必要な機能は以下の通りです。
・入力フォーム
・確認画面
・完了画面
まず入力画面は、利用者が初めに見る画面で、必要事項を入力するためのフォームです。次の確認画面は、入力フォームにミスがないかどうかをチェックしてくれる画面で、もし入力ミスがある場合は指摘し訂正を促してくれる画面になります。最後に完了画面は、利用者に対しての最終確認になります。入力事項に間違いがないかどうかを最終確認するよう利用者に促します。
この3つの構成によって問い合わせフォームは成り立っています。特に確認画面と完了画面は、利用者にとって必要な機能になりトラブルを未然に防ぐことにもなるので、必ず設置する必要があるでしょう。
問い合わせフォームの基本的な項目
皆さんもご覧になったことがあると思いますが、問い合わせフォームには記入しなければいけない必須事項と利用者に記入を任せる任意事項があります。これらを設定するのも非常に大事になってきます。
必須事項の例としては「名前（会社名）」「メールアドレス」「問い合わせ内容」になります。
これに対し任意事項の例としては「フリガナ」「住所」「電話番号」「性別」などがあげられます。入力に時間がかかるものを任意にすることは、利用者の手間を省くことにつながるのでおすすめです。 自社にとって何が必須事項などを見定めながら設定するといいでしょう。
問い合わせフォームを作成するポイントと注意点
問い合わせフォームを作成するときにも、注意しなければいけないポイントというのがいくつかあります。利用者が使いやすく分かりやすいものにするために、以下のポイントは押さえておきましょう。
項目は最低限にする
利用者に面倒だと思われないように基本的な項目は最低限にした方がいいでしょう。あまりにも必須事項が多いと、記入段階で利用者が離れてしまいます。自社にとって、必要とする項目以外は任意にするといいでしょう。
必須・任意項目を分かりやすくする
利用者にわかりやすいように、必須と任意の項目を分かりやすく示してあげましょう。※印や入力項目の横に分かりやすく赤字で「任意」などと記しておくといいでしょう。
PC・スマホに対応させる
問い合わせフォームを利用する手段として、PCかスマートフォンからの投稿があげられます。そのため、どちらにも対応できるようにしなければいけません。どちらか一方にしか対応していない場合、非常に見づらくなり利用者にストレスを与えてしまいます。どちらにも対応できるよう、複数のデバイスを用意しておくといいでしょう。
入力エラー表示を設置する
もし利用者が間違って入力をしてしまっている場合、リアルタイムで表示してくれる機能があれば、最後の確認画面でまとめて訂正することもありませんし、面倒な作業w軽減することができます。また、確認画面でエラーが出ても、どこを修正したらいいか分からないという問い合わせフォームもたまに見かけます。そのため、リアルタイムでエラーをしてくれる機能は利用者にとって親切に思われるでしょう。入力ミスがあったときに、赤字で知らせてくれる機能は見やすく分かりやすいのでおすすめです。
確認画面を設置する
確認画面は、問い合わせフォームの利用者が最終確認をするために必要なものになります。利用者が間違いのないように設置することも目的ですが、企業が間違った情報を管理してしまうことで、関係のない場所に連絡をしてしまうということも未然に防いでくれる役割も持ちます。
自動返信を行う
自動返信とは、問い合わせを行った内容を利用者にフィードバックするシステムです。これにより再度内容をチェックすることができるので、その後のトラブル軽減につながります。
全角・半角対応
利用者の手間を考えたときに有効なのが、全角・半角対応です。問い合わせフォームによっては、入力文字や数字に全角・半角の指定をしているものがありますが、利用者にとっては、入力する文字がころころ変わるのは手間になり、その場を離れてしまう可能性があります。そのため、はじめからどちらで入力してもいいように設定しておくといいでしょう。
無料で利用できる問い合わせ作成ツール8選
それでは、無料で問い合わせフォームを作成できるツールをご紹介していきます。それぞれ特徴が違うので、自社にとってどのツールが目的に合っているかを見定めながら決めるようにしましょう。
Googleフォーム
皆さんもご存じのGoogle。そのGoogleが提供している「Googleフォーム」は、集計機能や顧客管理機能といったすべての機能を無料で利用することができるのが特徴です。そのため、集計機能とGoogleスプレッドシートを紐づけることで、細かい管理や分析を行うことができます。
ただ一方で、問い合わせフォームのデザイン性には非常に乏しいです。デザインにこだわりを持たない代わりに、コストをかけず機能を使っていきたいという企業にはおすすめでしょう。
formrun（フォームラン）
デザイン重視の企業におすすめの「formrun（フォームラン）」、なんと40種類以上のデザインからフォームを作成することができます。初心者でも簡単にカスタマイズでき、企業のイメージに合った問い合わせフォームを作り上げることができるでしょう。
サーバーを365日24時間体制で管理しているので、セキュリティ対策もばっちりなので、顧客データも安心して活用することができるでしょう。また無料体験ができるのも魅力です。
formzu（フォームズ）
機能の充実が特徴の「formzu（フォームズ）」。問い合わせフォームに搭載したいという機能はほぼ揃っており、資料請求や商品注文といった、問い合わせフォーム以外の用途も作成可能です。初心者の方にも優しい作成ガイド付きなので、誰でも作成することができます。
また月額無料プランを用意しており、作れるフォームに制限がないため何種類もの問い合わせフォームを作ることができます。また、海外の方向けに英語にも対応したフォームを作成できるのも大きな特徴です。機能重視で考えている企業にはおすすめです。
Tayori（タヨリ）
シンプルで見やすい問い合わせフォームを作りたいという方におすすめの「Tayori（タヨリ）」。無駄のないシンプルなデザインなので、高齢者でもわかりやすいフォームを作り上げることができるでしょう。また問い合わせフォーム以外にも、申し込みフォームや予約フォームも作成できるので、必要に応じて活用することができます。
また一番の特徴は、他のツールにはない機能「FAQ作成機能」があることです。顧客が持つ疑問や質問に答えるページのFAQを簡単に作成できる機能は、顧客にとってとてもありがたいものです。これを作成できる機能が付いているというのは、この「Tayori（タヨリ）」以外ありません。
オレンジフォーム
無料で使用できる機能は少ないですが、今回紹介するツールの中で、有料プランが1.200円と激安なのが「オレンジフォーム」です。シンプルなフォームを簡単に作成できるとして人気の高い作成ツールです。
問い合わせフォームからのデータをマーケティングに活用したいという企業にはおすすめのツールで、GoogleスプレッドシートやChatworkと連携することができるため、全社員で情報を共有することができ、資料作成や分析を手間をかけず行うことができます。
Formmailer（フォームメーラー）
専門知識は一切不要。画面上の項目をドラッグ＆ドロップするだけで、思い通りのフォームが簡単にできてしまうという、初心者には嬉しいツールです。
また、月額1,375円で始められる有料版では、ランディングページの作成も可能。そのページを利用し、顧客にとって有意義な情報を作ることもできるので、多く情報を発信している企業にとってはありがたい機能といっていいでしょう。またセキュリティやスパム対策も行ってくれるので、より充実した機能を得ることができます。
SECURE FORM（セキュアフォーム）
こちらもドラッグ＆ドロップで問い合わせフォームが作ることができる、初心者には嬉しい作成ツールです。最大の特徴は、デザイン性に富んだツールということです、
今回紹介している無料ツールの中では最大の約140種類のテンプレートからデザインを選ぶことができるので、目的に合ったデザインを見つけることが必ずできます。国内外問わず、多くの企業に導入されており人気の高い無料ツールといえます。
SuguForm（スグフォーム）
名前の通り、すぐに問い合わせフォームを作ることができる「SuguForm（スグフォーム）」。無料プランでも多くの機能を利用することができ、簡単に作成できて、搭載する機能もこだわりたいという方にはおすすめです。
また、問い合わせフォームだけでなく「アンケートフォーム」「注文フォーム」「応募フォーム」など、様々なフォームを作成できるのも魅力。シーンに合わせて対応することができる、お勧めの無料ツールです。
問い合わせフォーム作成ツールの選び方
問い合わせフォーム作成ツールといっても、いろいろとあることがお分かりいただけたと思います。ここまであると、どの作成ツールを選べばいいか迷ってしまいますよね。そこでここからは、作成ツールを選ぶ時のポイントについて解説していきたいと思います。
顧客管理機能
名前や連絡先などの顧客情報を管理できる機能があるかないかは非常に大事になってきます。この機能があることによって顧客管理ができるため、年齢層や属性の傾向や分析まで行うことができます。これにより、今後のサービス改善やマーケティングに活かすことができるわけです。
また企業内で情報共有ができるので、二重対応や対応漏れといったトラブルを防ぐことにもつながるので、非常に重要な機能といっていいでしょう。
セキュリティ・スパム対策
不正アクセスによる個人情報の漏洩や、迷惑メールは顧客に多大な迷惑を掛けてしまうことになります。この問題は近年多くささやかれていますが、これらの対策を行っているツールも多くあります。顧客に迷惑をかけないことを第一に考える企業にとっては必要不可欠な機能といっていいでしょう。
データの管理機能
送られてきた問い合わせを自動で集計してくれるという機能です。1件2件という少数の問い合わせであれば人の手で簡単に管理はできるでしょうが、その数が膨大になればなるほど、主導では到底追いつかなくなってしまいます。そのため、問い合わせの数が多い企業にとっては非常に便利な機能といえるでしょう。
デザインやテンプレートの種類
利用者が見づらい問い合わせフォームは、入力している最中に離脱してしまう可能性があります。そのため見栄えにも気を付けた方ががいいでしょう。色や文字フォント、デザインなど簡単に変更できるツールや、何種類ものテンプレートを用意しているツールもたくさんありますので、どのデザインがいいかを見極めたうえで利用するのがいいでしょう。
問い合わせフォームを自社で独自開発した方が良いケース
例えばフリーツールに思ったようなツールがない場合や、ちょっと変わった機能を備えたいと考える場合は、自社で問い合わせフォームを開発した方がいいでしょう。思ったような問い合わせフォームを作成することができますし、もし追加したい項目や削除したい項目が発生した場合も、すぐに対応することができます。その際にの開発方法はいくつかありますが、フルスクラッチで開発するのがおすすめです。
フルスクラッチで開発
フルスクラッチとは、ベースがなく一からすべてを作り上げる開発方法です。そのため、自分が思うようなデザインや機能で作り上げることができるのが特徴になります。
この際まず行うことは、どのような機能を搭載するかを明確にすることです。あれもこれもと機能を付けると、コストはもちろん完成までの時間や、問題が生じた場合に対応しきれなくなってしまいます。フルスクラッチの場合、追加したい機能があれば随時追加していくことができるので、まずは必要最低限の機能で作りげるといいでしょう。
また開発に必要な人材は確実に必要です。一からシステムを開発するということは、素人では到底できません。プログラミングの有識者がいる場合は問題ないですが、そのような人材がいない場合は、人材を育てるもしくは外部から呼び寄せるという方法をとる必要があります。
まとめ
この記事では、お問い合わせフォームの作り方について解説してきました。
サイトには付き物のお問い合わせフォーム。ただ利用者の意見を聞くだけではなく、企業にとっても有益になるものです。そのため、できるだけ利用者にストレスにならないような分かりやすいものを作り上げたいですね。
まだお問い合わせフォームを作られてない企業は、これを機会に製作していただき、すでに設置している企業については、もう一度見直し、利用者にとって分かりやすく利用しやすいモノになっているかを見直してみるのもいいかもしれませんね。
企業発展のために、お問い合わせフォームを有効活用してみてはいかがでしょうか。
