【業務アプリ開発】業務アプリとは一体どんなもの？導入する事でどんなメリットがある？業務アプリの種類や事例を徹底解説！

「業務アプリの開発は自社に必要なのか？」

「業務アプリって結局のところ何？」

「業務アプリ開発したいけどやり方が分からない」

業務アプリ開発では、こうした根本的な悩みを抱えているという企業の担当者は少なくありません。また、過去に業務アプリ開発を行っても上手く活用する事が出来なかったという経験を持つ方もいるでしょう。しかし、業務の効率化や改善、利益の向上、顧客の満足度の上昇など、様々な部分で業務アプリの開発は非常に有効と言えます。

本記事では、そもそも業務アプリと業務システムの違いは何なのかという基本的な情報から、業務アプリの代表的な種類、導入によるメリットや業務アプリ開発をおすすめするケースと事例、自社で開発を行うための手順などについてご紹介致します。

今ある悩みを解決し、効果を得られる業務アプリの開発を行うためにも、まずは本記事で解説する基本的情報をしっかりと把握し、自社の成長を促すための手段として成功させられるよう徹底した準備を行いましょう。

業務アプリと業務システムの違い

業務アプリの開発と共に、業務システムの開発という言葉を多く聞くことがあります。しかし、実際「アプリ」と「システム」とは一体どのようなもので、何が違うのかはっきり説明できないという方も多くいるのではないでしょうか。そこで、まずはこの2つの言葉の違いについてご紹介致します。

システム開発とは？

企業で行う業務をシステム化するためにはまず設計を行い、プログラミングやテストを行いますが、これらの一連が「システム開発」になります。営業の受注管理の自動化、ECサイトの立ち上げ、スマホのアプリとパソコンを連動させるなど、その内容や規模は様々あります。

新しい業務やサービスを作る総合的な物がこのシステム開発となり、単純にコンピューターのシステムを制作するというだけではなく、業務を刷新し効果を上げることが最も重要になります。

アプリ開発とは？

総合的な呼び名となるシステム開発と違い、システム基盤の中で動作する応用ソフトがアプリです。開発工程はシステム開発と似たようなものではありますが、ゲーム、業務管理、SNSなど、指定OSの中で動くアプリケーションが「アプリ開発」です。

そもそもこの2つは立ち位置も役割も大きく異なります。例えば、ゲームで遊ぶという場合、ゲーム機本体にソフトを入れて動作させます。簡単に言えばこのゲーム機本体が「システム」となり、ゲームソフトが「アプリ」です。メインのシステムを使用して動作させるものであるという点が、この2つの大きな違いとなるでしょう。

業務アプリの種類

「業務アプリ」と一言で言っても、その種類は非常に豊富にあります。企業の課題に合わせた開発を行う場合、種類としては数えきれないくらいの業務アプリが存在するでしょう。ここでは、特に基本となる基幹系業務アプリ6種と、情報系業務アプリ3種についてご紹介致します。

基幹系業務アプリ

基幹系業務アプリとは、業務アプリの中でも基本とされているものであり、導入経験があるという方も多くいるのではないでしょうか。例えば製造業の場合、納期や工程管理のために「採算管理システム」を導入します。また、小売店では「販売管理システム」の導入は欠かせません。基幹システムの6種を「ERP」と呼び、全てが一元管理可能なアプリも存在します。それぞれを詳しく見ていきましょう。

情報系業務アプリ

情報系アプリとは、業務を円滑に、かつスピーディに行うためのシステムになります。特定の業務を効率化させることが目的で導入されます。「なくても仕事は出来るが作業の効率は下がってしまう」というものがこの情報系アプリです。ここで、情報系アプリの代表的な3種をそれぞれご紹介致します。

業務アプリの導入による社内のメリットとは

業務アプリを導入をすることで、具体的にどのようなメリットがあるのかをご紹介致します。ここで紹介するメリットは2つです。まず1つが業務の効率化です。これは業務アプリの開発などで頻繁に出てくるフレーズですが、具体的に何がどう効率化されるのか把握できていないという方も多くいます。

2つ目がデータ分析が容易になるという事です。これも同様に、何がどう容易となるのか、何が今までと変わるのかという事をご紹介致します。

業務の効率化

企業によっては、IT化が進んでおらず情報の共有やスケジュールの管理、経費の精算などは全て紙媒体で行い、データのやり取りに関しては煩雑な方法をとらなければいけないという事もあります。しかし、業務アプリの開発を行う事で、好きなタイミングで管理や同期をすることが出来ますし、作業そのものの工数を大幅に減らすことが可能になります。

また、人の手ではなく全てをデータ化して管理する事によりミスを減らすことにも繋がります。1つのミスが発生するとその分時間も手間も大きくかかってしまうため、業務アプリの導入によりミスを未然に防ぐことで効率的な業務を行うことが出来るようになります。

データ分析が容易

業務アプリの導入により、社内にバラバラになっているデータを一元管理する事が出来ます。そのため、一人が情報を多く抱えてしまうという属人化を回避する事になります。さらに、会社の規模によっては部署ごとの連携がとりにくく、情報共有が課題となっているという事もあるでしょう。

社内の全部署共有の業務アプリを導入すれば、連携が簡単に取れるため様々な視点からのデータ分析を容易に行うことが出来ます。新商品の開発、既存商品のリニューアルなど、この情報をもとに様々な部分で分析したデータを活用する事が出来るでしょう。

業務アプリ開発をおすすめするケース・事例

業務アプリ開発はどのようなケースの場合に行うべきなのかをここでご紹介します。「自社は業務アプリの開発をすべきなのか？」「業務アプリが必要な状況とは？」など、業務アプリの祖納を知ってはいるければどう活用すべきなのか、自社は今必要な状況なのか把握が出来ていないという事も少なくはありません。そのため、まずは業務アプリの開発をおすすめするケースと、そのケースごとの導入事例について5つの視点から詳しく解説いたします。

リモートワークによる業務アプリの開発

コロナ禍により仕事の働き方にも大きな変化が生まれました。急速にリモートワークへの移行が進み、様々な業務がデジタル化されてきています。通勤の負担を減らし感染を抑えるという目的によって、大手企業をはじめ数々の業種で「在宅での仕事」が一気に広がりを見せていきました。

ですが、何の準備もないままのリモートワーク化によって様々な問題が生じてしまい、業務に支障が出ているという企業も少なくはないでしょう。業務アプリ開発による導入は既に多くの企業が行っており、テレワークによる問題やトラブルなどを解決するための有効的手段として用いられています。

例：ベネッセ

ベネッセコーポレーションは、コロナ禍での「密集」「密着」「密閉」という3密を回避するためにハイブリッド勤務を実施していますが、テレワーク特融ともいうべき様々な課題に直面しました。まず最も大きいのが、在宅になったことで勤務状態が多様化したという点です。

社員によって業務の開始や中断、終了の時間が異なっており、その都度の連絡作業負担が大きいという課題が発生しました。そこで、社員一人一人の勤務管理とコミュニケーションをどうするかを考えた末、リアルタイムで勤怠状況を確認できる業務アプリの開発を行いました。

開発直後は300名の社員をテストユーザーにして利用してもらい、その後さらに必要な機能や改善点を報告してもらいながら、何度も実装とテストを繰り返し行っていきました。最初の開発からわずか4か月後には全社員約2,300名にアプリの配信が行われ、勤怠状況の確認から社員同士のコミュニケーションまで、様々な課題を解決する事が可能となりました。

外国人労働者のための業務アプリ開発

日本では数多くの外国人労働者がおり、特に大きな課題とされているのが「言葉の壁」です。日本へ来る外国人労総者は、日本へ来る前にある程度の日本語を勉強してくる方ももちろんいます。会社として、最低限の日常会話が出来なければ外国人労働者として認められないという方針をしている所もあります。

しかし、学習した日本語と実際の現地の日本語のギャップがありすぎて、全くコミュニケーションが取れずに戸惑ってしまうという外国人労働者は非常に多く存在します。一緒に働く日本人も、「外国人労働者との意思疎通が図れず悩んでしまう」という課題を抱えている企業は少なくありません。

例：FPTジャパンホールディングス株式会社

ベトナム最大のIT企業のFPTソフトウェアは、2005年に日本法人が設立されました。従業員数はおよそ1,500名で、その内の約9割はベトナムの方々です。実際、日本へ来て4年以上になる社員の中にも、自分の言い方や文法の使い方が正しいのか不安で、自ら話をすることが出来ないという方が多くいます。

そこで、日本語が「正しいか」という事ではなく「相手に伝わるか」という点を重視したアプリ開発を行いました。2種類のAIが搭載されており、表現と発音をそれぞれのAIが判定します。今までの翻訳アプリなどは日本語として正しいかどうかが判断基準のものばかりでしたが、これは正しいという事は二の次で、相手にしっかりと伝えることが出来るかという点を重視したアプリになっています。

伝えることが出来ると、外国人労働者のモチベーションも上がり、よりコミュニケーションを図ろうと行動を起こしてくれるようになります。一人一人の状況に合わせた学習が出来るため、実際の現場で役立つ日本語を身に着つけることが可能となります。

コストと手間を同時に削減する業務アプリ

業務アプリ開発で最も多い課題の解決は、現状のコストや業務における手間の削減ではないでしょうか。業務アプリの開発をすることによって、今まで以上に現場の改善を行い、業務を効率よく遂行するための導入が最も大きな理由として挙げられます。

また、接客を行う企業にとって、現状のコストを抑えるという事は大きなメリットになります。さらに、手間を削減できるという事は、その分顧客への対応に時間を使う事が出来るため、顧客満足度も高める事へと繋がります。コストと手間を同時に削減するためにも、業務アプリの開発は避けられない施策と言えるでしょう。

例：株式会社ファミリー

自動車販売業の株式会社ファミリーでは、コストと手間を同時に削減するための業務アプリ開発を行いました。これまでは、一部業務を別途の有料予約サービスを活用していましたが、予約管理は手動で行わなければいけないためその分の手間がかかっていました。

そこに業務アプリを導入する事により、有料予約サービスの利用が不要になったため、コストを削減、また、一元管理が可能となったことから手間の削減も実現しました。コロナ禍により来店が出来ないという顧客に向けオンラインイベントの告知を行い、イベント期間中に特典を設けることで予約数も大きく上昇しました。

導入後わずか1年でアプリユーザー数が13,000人以上にまでなり、業務の改善だけではなく集客効果も得られていま

す。アプリ内で予約の日時指定や料金、使用する際に必要なものの説明など全てが完結できるため、顧客対応もスムーズに行えるようになりました。

課題解決のための現場に最適な業務アプリ

企業や業種によって、現場の課題と言うのは様々あります。また、課題が分かっているからこそシステムに高額投資をするという企業は数多く存在します。しかし、高額投資をしたにもかかわらず、結局システムそのものが使われずに終わるという事も少なくありません。

これではせっかくの投資も全てが無駄になり、課題の解決も出来ないという状況に陥ってしまいます。まずは自社が抱えている課題を洗い出し、その解決のためにはどのような業務アプリの開発が望ましいかを明確にすることが、定着化を進める大きなカギと言えるでしょう。

例：株式会社京屋染物店

株式会社京屋染物店は創業100年以上で、浴衣や半纏など、お祭り用品のオーダーメイドを軸としており、染物デザインから縫製まで、全てを一貫して行う日本国内でも数少ない昔ながらの老舗染工場です。これまで、顧客からの注文や納期、工程の進み具合が全く見えていないという状況でした。

工程ごとの作業がどの程度かかるのか分からず、本来であれば数週間で完成できるものも1か月程度待ってもらうという事になり、急ぎの注文を受けることが出来なかったり、注文が来ても断られてしまうという事が頻繁におきてしまいました。そこで、業務アプリの開発を行い、管理や工程を見える化し、導入が失敗に終わらないよう「使いたい」と思われるような構築を行いました。

その結果、今では合計13このアプリの開発を行っており、負担が大きい部署を他部署が手伝う協力体制が生まれたり、これまで断られていたお急ぎの注文にも迅速な対応が可能となり、正確な納期を伝えられるようになりました。アプリ上のタスクを見ながらそれぞれの部署同士でのコミュニケーションも図ることが出来、業務改善はもちろん、職場の雰囲気も良好になるという大きな成果を得ることになりました。

AIの活用による作業の効率アップ業務アプリ

先端技術として様々な分野で注目されているAIは、もちろん業務アプリの開発でも役立てることが出来ます。近年このAI技術は非常に身近な存在となっており、先ほど紹介した「FPTジャパンホールディングス株式会社」の業務アプリの開発でも、このAIが活用されています。

AIは莫大な情報量のあるものの分析や洗い出しなどに非常に有効で、効率的な作業を行うことが可能となります。そんなAIを活用した作業効率を上昇させる業務アプリは数多く開発されており、人の手では膨大な時間を要する作業も短時間で正確にこなすことが可能となるでしょう。

例：毎日放送

毎日放送では「サントリー1万人の第九」という番組を放送しています。同番組は、ベートーヴェンの代表曲でもある第九を、およそ1万人が合唱するという番組で、1983年から続いている歴史ある伝統番組となっています。ですが、現在新型コロナウイルスの影響により、参加者が一カ所で合唱するという事が出来なくなったため、1万件以上もの合唱動画をスクリーンで流すという形で開催されました。

しかし、この1万人以上もの合唱動画は、撮影された場所も環境もすべてが異なるため、その編集時間が大きな課題となりました。そこで業務アプリ開発を行い、画像認識AIと、音声信号処理による解析と調整を行いました。その結果、編集作業時間が従来よりも40％削減する事が実現しました。

複数の音声信号技術で動画の歌いだしを揃え、画像認識AIによってすべての動画の被写体との画角をそろえることが出来ました。また、動画の撮影された環境によっては被写体以外の動いているものも認識されてしまうという問題があるため、人が動く範囲を一定領域でとらえられるようにし、制度が高い抽出が実現しました。

業務アプリは自社開発か外注か

業務アプリの開発は、自社開発を行うか、それとも開発会社に依頼するかという2つの方法があります。基本的に外注するという事が多くありますが、自社の開発が不可能と言う訳ではありません。自社か外注かという選択は、自社の開発に対する力量、掛けられる予算など、様々な視点から検討する必要があります。

しかし、検討の前にまずは、それぞれのメリットとコストをよく把握しておくことが重要となります。どちらを選んでもメリットデメリットは必ずありますが、事前に内容を把握できていなければ、開発後に後悔してしまうという事もあるでしょう。まずはそれぞれを正しく理解し、自社はどちらが合っているかを明確にしておきましょう。

自社開発のメリット・デメリット

自社開発の場合、大きなメリットはコストが抑えられるという点です。しかし、他業務に支障が出てしまうというデメリットもあります。詳しく見ていきましょう。

メリット

デメリット

外注のメリット・デメリット

外注の大きなメリットとして挙げられるのは、やはりプリに依頼する事が出来るという点です。安心感がありますが、どうしてもコストが掛かってしまうというデメリットも存在します。外注のメリット、デメリットについてご紹介致します。

メリット

デメリット

業務アプリ・自社開発をする方法

業務アプリの自社開発を行う場合、まず最も重要なのは開発に関する知識を有する人材がいるかどうかです。業務アプリ開発は一朝一夕で簡単にできるというものではありません。もちろん、開発するためのツールや、ある程度の知識も必要ですが。それ以上に、経験のある開発者が必要です。

社内で業務アプリの開発を任せられる人材が確保できた際には、外注でコストをかけた開発ではなく、今後のためにも社内開発を行い、スキルをどんどん高めていけるようにしましょう。ここでは、自社開発するための手順について解説いたします。

1.要件定義、設計図の作成

まずは制作するアプリの設計図が必要となります。必要な機能は何か、なぜ利用するのかという目的などを明確にしておくことで、開発をスムーズに行うことが出来るでしょう。ここがあやふやになってしまうと、業務アプリの質がぐんと下がってしまいます。

2.外部・内部設計を行う

画面のデザインやプラットフォーム選定、プログラミング言語などを外部設定として決めていきます。実装機能についても細かくチェックを行ってください。外部設計が完了したら、次にプログラミングの内容を決めていきます。実装を行うプリグラマーが一目見て把握できるような設計書の作成が大切になります。

3.開発をしテストを行う

一通りの実装が完了したらテストを行いましょう。処理に成功した時と失敗した時の動き、必要なデータがきちんと登録されているかなど、細かな部分をチェックしていきます。単体テストが終了したら、次に実際に利用する際の手順を踏まえて全体的な統合テストを行います。使用するユーザー目線で細かく確認してください。

4.運用する

テストが完了したら運用するための移行作業をします。業務の効率化をうまく図れるように、システムに対する動きは常に確認するようにして下さい。この一連の作業が、自社開発の主な流れになります。運用後は、実際に利用するユーザーの声をしっかりと聞き、どう改善すべきか、どこを修正すべきなのかをよく把握するようにして下さい。

業務アプリ・外注の際の注意点

自社で業務アプリの開発が出来ないという場合は、外部への依頼を行います。しかし、ただ単に「業務の改善をしたいからアプリを制作して」と丸投げしてしまっては望む業務アプリの導入は出来ません。希望通りの開発をしてもらうためには、ここでお伝えする外注の際の注意点をよく理解し、効率的な依頼が行えるような準備が必要です。ここで、特に重要となる4つのポイントについて解説いたします。

アプリの企画は自社で行う

まず、なぜ業務アプリを開発依頼したいのか、その目的を明確にして下さい。例えば収益を上げたい、サービス利用を促進させたいという場合、具体的にどんなアプリにすれば改善されるのかを考えなければいけません。この企画段階から開発会社に丸投げしてしまうと、企業としての意向と開発会社の意向との間に相違が出てしまい、望むアプリの開発は難しくなります。

まずは自社内でアプリ開発を行うための企画を立てて下さい。その企画をもとに開発会社に相談し、実際に実現が出来るものなのか、どう戦略を組み立てて世の中に出していくべきなのかという具体性のある計画を立てることが可能になります。

依頼できる範囲を確認

開発会社によっては、全ての作業を依頼できる場合もあれば、特定の作業のみしか依頼が出来ないという事があります。アプリを開発するためには、まず企画から始まり設計やデザインなど、様々な工程が必要になります。一般的に「アプリの開発=プログラミング」と考えられていますが、プログラミングは数ある工程の1つにすぎません。

そのため、外注する場合はどこまでの作業を依頼できるのかを事前に確認しておくといいでしょう。デザインは他の会社に委託しているという会社などもあり、1つの開発会社のみで全てが完結できないことも十分あり得ます。

アプリの内容に合わせた納期の設定

業務アプリの内容によっては、その納期は大きく異なってきます。例えば基本的な基幹業務システムであれば、それほど時間がかかるという事はありません。しかし、他にはない新しいアプリ開発が必要な場合、他の開発と比較しても大きく時間がかかってしまいます。

いつまでにリリースをすべきなのかという納期は、逆算して決めるようにして下さい。時間がかかるアプリの納期を早めてしまっては、完成後にバグやトラブルが多発し、結局修正などで予定よりも大幅に遅れた納品となることもあります。適切な期間が分からなければ開発会社の意見をしっかりと聞き、双方納得した上での納期を設定するようにして下さい。

複数の会社に見積もりを依頼する

開発会社に依頼する場合、複数の会社に相見積もりをすることが重要です。開発会社のスキルやスピーディな対応など、それぞれに見合った適正な価格となっているかをよく確認してください。見積もりを見ると、一番安い所に依頼したいと考える方もいるかもしれませんが、安いという事はそれなりに理由があります。

エンジニアのスキルが低い、経験が浅く時間がかかってしまうなどという事もあるかもしれません。金額だけを参考にするのではなく、その開発会社の技術力や開発力もしっかりと確認し、正しい金額で依頼が出来るかどうかを比較する事が重要です。

アプリ開発のプロに依頼する事で業務アプリを効率的に導入！

自社に見合った業務アプリは、まずプロの開発会社に依頼することをおすすめします。全く経験がないという場合、全てを自社内で開発する事になってしまっては、時間もかかり質の高い業務アプリの開発は難しくなるでしょう。開発会社に依頼をする中で、企画の作り方や設計書の書き方などを学び、将来的に自社開発が出来るようにまずは知識を身に着けていく事が大切です。

もちろん、自社開発が十分可能な人材や時間があれば問題はありません。ですが、中小企業などでは人材やスキルが不足しているという企業は少なくないでしょう。そのため、業務アプリを効率的に導入するためにも、まずはプロに依頼を行い、信頼できる業務アプリをぜひ活用していきましょう。

まとめ

業務アプリの開発は、今現状の業務の効率化、利益の向上や手間・コストの削減など、企業としてプラスになるための要素がたくさん詰まっています。IT化が進む現代の日本の社会では、こうした業務アプリの導入は今後さらに増えていくでしょう。

業種、ジャンル問わずデジタル移行が進んでいる現在は、新型コロナウイルスの影響もありこれまで通りのやり方では業務が難しくなるという場面も多々あります。時代の流れに合った最適な業務の遂行が行えるよう、業務アプリの開発を行い、今まで以上の成果を上げられるようにしていくことが大切です。