皆さんは、プロジェクトを進めるための飼料やアイデアをまとめるためのツールは何を使っているでしょうか。そのような時に役立つのがマインドツールですが、その中でもXMindはおすすめのマインドツールです。
そこでこの記事では、XMindについて活用するメリットや使い方について詳しく解説していきます。
XMindとは？
XMindはマインドマップツールの一つで、パソコンにインストールすることで利用することができます。シンプルで使いやすいのが特徴で、作成したマインドマップには、進捗状況を表すアイコンが表示されるので、プロジェクトに関するツールとしても役立てることができます。
ちなみにマインドマップとは、自分の頭の中で出来上がっているアイデアや事柄を見える化するためのもので、自分の考えをそのまま表現しているため、見落としや忘れて思い出せなくなるといったことを防いでくれます。
XMindの特徴
XMindには以下の4つの特徴があります。
・日本語にも対応している
・シンプルで見やすいインターフェイス
・EvernoteやSNSなどへ共有できる
・簡単な操作性
XMindの活用方法
XMindは操作性に優れていることから、さまざまな活用方法があります。いくつかご紹介します。
アイディアをすぐにメモしておくことができる
XMindは、スマートフォンやタブレットなどでも利用することができます。そのため良いアイデアが外出先で浮かんだ時でも、すぐにメモをとることができます。スマートフォンでXMindを利用する場合も、XMind専用のアプリを立ち上げるだけです。手軽に利用できるのも、他のマインドマップツールにはない特徴です。
ライターなどに記事作成の構造図として活用できる
記事の作成をライターなどに依頼するときに役立つのがXMindです。文字だけだとわかりづらい内容も、XMindを利用し構成図を作成することで、相手側にもイメージが湧きやすく理解してもらうのに時間がかからないです。
プレゼンテーション資料作成時に活用できる
プレゼンテーションやセミナーなどの資料を作成するのに利用されることも多いです。作成したマインドマップをパワーポイントなどに貼り付けておくと、よりスムーズに活用することができるでしょう。
XMindを活用するメリット
それではXMindを活用するメリットとはどのようなことがあるのでしょう。さまざまなシーンに利用されるXMindは、ただ使いやすいというだけでなくその他にも多くのメリットがあります。
プレゼン資料・プロジェクト管理に役立てられる
XMindの大きなメリットの一つはプレゼンテーション資料やプロジェクト管理としても活用できることでしょう。使い勝手がいいため、資料を初めてする方でも作成しやすく、作成したマインドマップにトピックを付けることで目立たせることもできるので、見る側も非常に見やすいです。初心者でも簡単にレベルの高い資料を作成することができるでしょう。
視覚的に見やすい
もし何かアイデアが浮かんだ時に、どこにそのアイデアを残しておくか迷うこともあるでしょう。そんな時XMindに書き留めておくことで、せっかく浮かんだアイデアを残しておくことができます。XMindは、ジャンルごとに区分けすることもできるので、非常に見やすく誰が見ても分かるので、アイデアを整理してまとめておくには欠かせないツールです。
ビジネスからプライベートまで幅広く活用できる
XMindは、アイディアや作業手順をまとめるだけでなく、資格取得や勉強方法などプライベートでも活用できるのが特徴です。
SNSとの共有ができる
Twitterやインスタグラム、リンクトインといったSNSで、XMindで作成したマインドマップを共有できることもメリットの一つです。リンクトインはまだ日本ではなじみのないSNSですが、外国ではメジャーなSNSで約4億人のユーザーがいます。ユーザー同士がつながるSNSとしてだけでなく、ビジネスシーンとしても利用されているSNSで、富士通やパナソニックなどの大手企業でも導入されているSNSになります。
XMindを活用するデメリット
多くのメリットがあるXMindですが、メリットもいくつかあります。よくあげられる2つのデメリットをご紹介します。
無料版は機能が制限されている
XMindには有料版と無料版があります。どちらにしても初めのうちは慣れるのに時間がかかりますが、慣れてくると利用できる機能などの制限により、無料版では物足りないかもしれません。もしより多くの機能を活用したいと思うのであれば有料版に切り替えることをおすすめします。
要領を得るのに時間がかる
XMindを使い始めたころは、要領をつかむまでのあいだ、少し労力を使うかもしれません。XMindはダウンロードし自分で使い方を学んでいく感じになるため、使い慣れるまでは少し時間を要するでしょう。数あるマインドツールの中でも使いやすいとは言われていますが、完璧に使いこなせるようになるまではある程度の時間かかることを覚悟しておきましょう。もちろんある程度使っていけば、すぐに使いこなせるようになるので、そうなってから細かく込み入った図を作成するようにしてください。
XMindの使い方のコツ
ここまでXMindのメリットやデメリットについて解説してきましたが、ここからはXMindの上手な使い方を解説していきたいと思います。覚えておくことで、実際利用した時に自分の思い描くマインドマップを作成することができるでしょう。
テンプレートにはシンプルなものを選ぶ
XMindのテンプレートには、デザイン・マップ・図などざまざまなものが揃っています。XMindに慣れるまでは、できるだけシンプルなものを選び、慣れてきたらデザインにこだわるといいでしょう。ちなみにデザインは後からでも変更することができます。
全画面で表示する
XMindには、全画面で編集するのか一部分で編集するのかを決めることができますが、XMindの強みは、全体像で分かりやすく伝えることにありますので、編集も全画面で行うといいでしょう。
見た目を整える
ある程度慣れてきたら、見やすい図を表現するために、イメージに合った文字のフォントやサイズ、色付けなどを行っていくといいでしょう。文字だけで伝えるよりも文字に表情を付けた方が、見る側にとっても見やすく伝わりやすいでしょう。
関連・囲みなどの機能を使用して整理する
一通りXMindに書き出しが終わったら、見出しごとや分類ごとに枠組みをして分かりやすくするといいでしょう。関連する言葉ごとに分けることで自分も読み手も分かりやすくなります。またその時に、思いついたワードをつけ足していくといいでしょう。
マインドマップを結合する
XMindには、作成したマインドマップ同士を紐づけることができる機能があります。別のテーマで作ったマインドマップが、後で関連づいているとわかったり、関連付けたいマインドマップがあるときなどはこの機能を使い1つのマップにすることができます。
XMindの使い方
ここからは実際にXMindの使い方について解説していきます。はじめは慣れないかもしれませんが、使い方をマスターできれば簡単に作成することができるでしょう。まずはXMindをダウンロードしましょう。はじめは無料ダウンロード・使用しているOSを選択しダウンロードしてスタートです。
ファイルの新規作成
初めに行うのがファイルの作成です。いくつかのテンプレートがあるのでその中から好きなものを選んで作成していきますが、初めはシンプルなものを選ぶといいでしょう。
次にテーマを決めます。テーマに関しては後で変更可能なので、はじめは既定のものを選んでもいいでしょう。テーマを選ぶと「中心トピック」と書かれたページが開きますので、ここにメインとなる言葉を入力します。その後それに付随する「主なトピック」を追加していきます。これは小見出しのようなものですので、メインワードに付随した小見出しを設定していきます。
このように関連ワードを書き出していくことで、分かりやすく作成することができます。この段階で文字の大きさや色分けをすると、さらに見やすいマインドマップになるでしょう。
スタイルの変更
上でも解説したようにある程度のマインドマップが出来上がったら、文字のフォントやサイズ、トピック同士をつなぐライン、トピックごとの番号付けなどを行います。これは画面右側にあるメニューから選択して変更することができます。
ラベルの挿入
次に行うのがトピックにラベルを挿入する作業です。図にある挿入からラベルを選択し内容を入力していきましょう。
マーカーを追加
次にマーカーを設定していきましょう。画面右側にあるメニューから「マーカー」を選ぶとさまざまなアイコンが現れます。これらを活用して、タスクの優先度や進捗管理を行っていきます。もしタスクの優先順位や進捗状況が変わった場合でも、すぐに変更することができます。
トピックの関連付け・整理
次にトピック同士を関連付ける作業を行います。画面で作成したトピックを選択すると、「関連」という項目が出てくるので、これを選択すると線が表示されるので、関連付けたいトピックを選択すると自動的に線でつながります。
同じく「囲み」という項目は、グループにしたいトピックを一つにまとめるものです。+マークを選択し、グループにしたいトピックをドラッグすることで、選択したトピックが一つのグループにまとまるので、必要であれば活用してください。
エクスポートする
ここまで作成出来たら、画面右上にある「エクスポート」を選択し、データのバックアップを取りましょう。これについては無料版と有料版で、出力できる画像ファイルの形式が変わってきます。無料版の場合はSVG形式か画像のみになるので注意しましょう。あとはファイル名と保存先を選択して終了です。
最後に作成したマインドマップを共有したい場合は、画面右上にある「共有」から、SNSまたはリンクを取得してください。
XMindの便利な機能
それでは最後にXMindの便利な機能についてご紹介していきます。これらの機能をマスターすることで、さらに見やすいマインドマップを完成させることができるでしょう。
ドリルダウン
作成したマイン作成したのなかで、もっとも目立たせたい項目や場所を表したいときに使用するのがドリルダウンです。ドリルダウンは、パソコンの「F6」を押します。すると下に向いた矢印が現れますので、それを選択してください。
そこに表示された項目から「表示」を選択し「ドリルダウン」をさらに選択します。どの箇所を強調したいか選択するよう指示が出ますので、強調したい箇所を選ぶとそこにその矢印が付きます。これでドリルダウンが完成です。簡単な作業ですので一度勉強ついでに行ってみるといいでしょう。
マインドマップを結合させる
作成したいくつかのマインドマップを合わせることができるのもXMindの特徴の一つです。方法も簡単で、二つのファイルを開き、メニューに「ツール」という項目があるので選択してください。そうしましたら「マップの結合」という項目があるのでそれを選択しましょう。そこで2つのマインドマップを選択すれが2つのマインドマップの結合が完了です。
PDFファイルなど多彩なファイル形式で保存できる
前述したようにXMindを使って作成したマインドマップは、エクセルやWord、PPTやPDFなどさまざまなファイル形式で保存することができます。ただし有料版のみ対応できるファイル形式もあるので注意しましょう。
アイコンを上手に活用しよう
「XMindの使い方」でも解説したように、XMindは通常のマインドマップと異なり、様々なアイコンを利用し見やすく作成することができます。また既存のアイコンだけではなく、「iconfinder.com」にアクセスし、お気に入りのアイコンを追加することも可能です。無料・有料のアイコンがありますが、クオリティの高いアイコンが多いため、必要な場合はりと用してみるといいでしょう。もし無料のアイコンが欲しい場合は「「PRICE」を「FREE」に設定しなおしてください。
ローカルネットワーク共有機能
XMindはローカルネットワークで共有することが可能です。XMindを起動する際に「ローカルネットワーク共有」について聞かれますので、もし共有したい場合は「OK」を選択してください。ただ共有する必要がない場合は「キャンセル」を選択すれば問題ありません。
まとめ
この記事では、今話題のXMindについて詳しく解説してきました。
多くのマインドマップがありますが、使いやすさや実装されている機能などを比較してみると断然XMindがおすすめです。マインドマップの作成に慣れている方の中には、エクセルなど他の方法で作成できるから大丈夫という方もますが、実際にXMindを使ってみるとよりスピーディに作成できると、多くの方がエクセルでの作成をやめてXMindを利用するくらいです。またその使い勝手の良さから、初心者でも安心して利用できるのもメリットです。
XMindは無料で利用することができます。皆さんもXMindをマスターし、作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
