企業で総務や人事業務を行っている方の中には、「給与計算で忙しく人手が足りない」「残業が多く疲労がたまる」という方もいるのではないでしょうか。給与計算システムはそれらの課題を解消することができ、業務の効率化を果たすことができるシステムとして、多くの企業で導入が進んでいます。
しかし、給与計算システムについて知ってはいるものの、導入しても活用出来るか不安、給与計算システムが多すぎてどれを選べばいいかわからないという方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、おすすめの給与計算システムを中心に、導入メリットや導入する前の注意点などもご紹介していきたいと思います。
給与計算システムとは？
給与計算システムとは、雇用情報や勤怠管理データなどをもとに自動で給与計算を行うシステムです。必要な項目を入力するだけで、毎月の給与計算を自動で行ってくれるため、給与計算に取られる時間が大幅に減少され、業務の効率化を図ることができるうえ、所得税対応や年末調整など手間のかかる作業もすべて行ってくれるので、人為的ミスも発生しにくくなります。
給与計算システムの機能
それでは給与計算システムにはどのような機能が搭載され、私たちの業務を手助けしてくれるのでしょうか。簡単にご紹介していきます。
給与計算機能
まずは給与計算機能です。必要な項目に数値を入力するだけで給与計算から給料明細表まで自動で作成することができます。
給与の自動計算
会社の社員はもちろんですが、アルバイトやパート、契約社員といった給与形態が違う場合でも、その雇用形態に合わせて給与形態を設定することができ、複雑な計算式にも対応しているので、エクセルなどを使い手作業する必要がありません。
給与計算に必要な出勤日数や残業時間、有給回数や欠勤回数などもCSVデータや勤怠管理システムから取り込まれるので、手打ちで日数を入力していく必要もありません。もし多くの子会社を持っていたとしても、「複数法人の給与計算」という機能も搭載されているため、グループ会社全従業員の給与を一括で管理することも可能になります。
管理機能
給与計算システムでは、給与に関する書類や台帳を管理する機能があります。また、給与だけでなく、社会保険や労働保険、年末調整などの書類や台帳も管理することができるのが特徴です。管理できる項目は以下の通りになります。
| 給与に関する管理項目 | ・給与明細書・給与管理台帳・給与集計表・給与一覧表・給与内訳一覧表・給与勤務一覧表・勤務集計表・金種表・振込データ一覧表・地方税納付一覧表・住民税市区町村別明細表・介護予定者一覧表・給料表・雇用保険被保険者離職証明書・源泉徴収票 |
| 賞与に関する管理項目 | ・賞与明細書・賞与管理台帳・賞与集計表・賞与内訳一覧表 |
| 年末調整に関する管理項目 | ・社保データ一覧表・社会保険料計算書・社会保険料一覧表・標準報酬月額改定通知書・算定基礎届・月額変更届・産前産後休業終了時報酬月額変更届・育児休業等終了時報酬月額変更届・算定基礎届総括表 |
| 社会保険に関する管理項目 | ・保険料控除申告書・扶養控除等(異動)申告書・年調データ一覧表・確定申告者リスト・年税額計算書・過不足額通知書・賃金台帳・支払調書・法定調書用資料・給与支払報告書総括表 |
| 労働保険に関する管理項目 | ・労働保険料一覧表・確定保険料算定基礎賃金集計表 |
給与計算システム導入のメリット
それでは、ここからは給与計算システムを導入することで得られるメリットについて解説していきます。具体的にどのようなメリットがあるかを知ることによって、給与計算システムを欧入するかどうか検討するのもいいかもしれません。
複雑な給与計算に対応できる
これまでの給与計算はほとんど手作業で行っていたため、税金や社会保険に関する知識や、各種手続きのための書類作成方法などをあらかじめ身につけておくことが必要でしたが、給与計算システムを導入することにより、それら複雑な計算や作成も自動で行ってくれるため、はじめて給与計算に関わる方でも簡単に作業を行うことができます。
属人化や人為的ミスを防止できる
給与計算は、行う人によってその方法が異なるため、その手順が非常に不透明です。そのためその担当者がいなくなった場合、代わりをすぐにおけず方法も分からないため作業がストップしてしまうということがあります。また給与計算の業務は、工程が多いためその間にミスを起こしてしまっていたり、給与計算に関わる従業員はとても大変な作業になります。
給与計算システムは、給与計算に関する工程をすべてマニュアル化にしているものが多く、その通りに作業を進めることで、誰でも給与計算を行うことができ、ほとんどをシステムが自動で行ってくれるため手作業で行う業務が減り、人為的ミスを減少させることもできます。
法改正への対応やコンプライアンス強化
ご存じの方は少ないかもしれませんが、給与計算に関連する法改正は毎年のように行われています。そのため、毎年のように法改正に対応しなければいけない給料計算は、担当する経理や人事の人間にとって大変な作業です。
給与計算システムは、法改正に合わせてシステムをアップロードすることで、その都度対応することが可能になります。システムによっては、自動で更新を行ってくれるものもあるので、給与計算をする担当者にとってはとても便利なシステムなのです。
給与計算を効率化することができる
友情の給与計算はエクセルなどを利用し手作業で進めていきますが、作業工程が多く、本当に多くの時間が割かれる作業です。
給与計算システムを導入することにより、給料の支払い・振り込み、役所への保険料の納付以外の工程はすべて行ってくれるので、業務の時間を大幅に減少してくれます。それにより他の業務を行うことができるので、業務の効率化だけでなく生産性の向上を果たすこともできるでしょう。
コスト削減
例えばタイムカードなど勤怠状況も手作業で行っている場合、それらの確認などをしたうえで給与計算をしなければならず、すべての従業員の給与計算を終えるまで数日かかるということもよくある話です。
給与計算システムを導入し勤怠情報などと連携させることで、労働時間や休日日数なども自動で管理されるため、集計管理を行う必要もなく、業務の効率化によるコスト削減を実現することができ、給与明細やタイムカードなどを排除することもできペーパーレスを達成することができるかもしれません。
専門知識がなくても運用できる
通常であれば給与計算業務には、ある程度の専門知識が必要になります。そのため、特定の人に給与計算を任せる傾向にあります。もし担当者が退職した場合や転勤した場合など、給与計算業務に滞りが出る可能性があります。
給与計算システムを導入していれば、専門知識がほぼなくてもシステムの使い方さえ理解していれば運用できるので、担当者が異動や退職しても安心です。
給与計算システム導入のデメリット
ここまでメリットを解説してきましたが、もちろんデメリットもあります。しかし、大きなデメリットはないといわれているので、ここでは強いといえばというものを上げていきたいと思います。
コストがかかる
やはり新しいことを行うためにはコストはかかってしまいます。給与計算システムには、さまざまなタイプがありそのタイプによって料金も変わってきますが、その説明は後で説明したいと思います。
システム導入にかかるコストと、途中で実装したい機能を追加するときなどのコストはかかるので、そこだけはしっかり確認するようにしましょう。しかし、導入後のメリットを考えた時、初めにかかるコストは先行投資と思う方がいいかもしれません。
完全に自動化できない
手作業だった業務を、ほぼ自動化で行ってくれるシステムですが、100％自動になるわけではありません。不具合が生じたりイレギュラーが起こったりする可能性もあるので、その様な時には手作業になってしまいます。そのような場合にも対応できるよう、給与計算に関する担当者が必要になるでしょう。担当者にはある程度のノウハウを持った社員がいいでしょう。
給与計算システムを選ぶポイント
はじめにも記載しましたが、さまざまな給与計算システムがあるため、導入したいと考えている方も、どの給与計算システムを選べばいいか迷ってしまうという方もいるでしょう。そこでここからは、給与計算システムを選ぶポイントを解説します。もしどの給与計算システムを導入しようか迷われている方は、是非参考にしてください。
人事・勤怠と連携できるか
まず一つ目は人事管理システムや勤怠管理と連携できるかどうかです。もちろん給与計算を自動で行ってくれるだけでも大きなメリットではありますが、従業員の数が多い企業であれば、管理するものも多くなるため、人事管理や勤怠管理と連携することができれば、より一層の業務の効率化を図ることができるでしょう。
もし従業員の数も少なく、管理する部分も多くなければ、必要な機能だけ実装されている給与計算システムを導入するといいでしょう。
導入方法
企業に導入する各システムには「クラウド型」「オンプレミス型」「インストール型」の3つの導入方法があります。それぞれに特徴があるので、自社に合った導入方法を選ぶことが大事です。それぞれの特徴を表にまとめてみましたので参考にしてください。
| 導入方法 | クラウド型 | オンプレミス型 | インストール型 |
| メリット | 導入費用が安くすむ常に最新版をしようできる | セキュリティが強いカスタマイズ性が高い | 導入費用が安い維持費が安い、または不要 |
| デメリット | 月額費用がかかる | 導入費用が高い | インストールした端末のみで利用 |
上の表で示した通り、導入コストや維持費に大きな違いがあることがわかります。初めての利用で費用が気になる場合は、導入コストの安いクラウド型かインストール型から始めるとよいでしょう。
企業規模に合っているかどうか
前述の通り、従業員の少ない中小企業の場合、導入コストが安く済むクラウド型がおすすめです。クラウド型の給与計算システムは数多くあり、料金プランもいろいろあります。自社の従業員規模に合わせて、適切な与計算システムを選ぶことが重要です。
また大企業の場合は、従業員数が多くなるため月額費用が高額になる場合があります。また、カスタマイズ性やセキュリティなどの視点から、オンプレミス型などの導入も含めて検討する必要があるでしょう。
おすすめの給与計算システム16選
それではおすすめの給与計算システムをご紹介していきます。それぞれ特徴がありますので、自社のニーズに合った給与計算システムを選ぶようにしましょう。クラウド型やオンプレミス型などさまざまなタイプの人気システムをご紹介します。
ジョブカン給与計算
株式会社Donutsが提供しているジョブカン給与計算は、導入数累計15万社を突破し、2021年にはトレンドランキングNO1を達成したクラウド型給与計算システムです。
株式会社Donutsはジョブカン給与計算以外にも、勤怠管理や採用管理など事務関連のシステムを提供しており、これらのシステムと連携させることで、従業員情報や経費精算情報、勤怠情報など給与計算を行うのに必要なデータを取り込むことができます。また役所などに提出するための書類や確認書類などの作成も自動で行ってくれるので、業務コストを圧倒的に削減してくれます。
マネーフォワード クラウド給与
株式会社マネーフォワードが提供しているマネーフォワードクラウド給与は、とても使いやすく分かりやすいシステムとなっており、たった3つのステップで給与計算が完了させることができるクラウド型給与計算システムです。
企業ごと部門ごとに給与計算を自動で作成してくれるので、手作業での入力や確認なども行う必要がないため、給与計算に費やす時間を大きく削減することができます。また法令に合った計算方法を行ってくれるので、法を犯してしまうこともありません。さらに、連携できる外部システムは業界最多クラスといわれており、人事システムや勤怠システムなどと連携させることで、さらに業務の効率化を図ることができるでしょう。
人事労務freee
freee株式会社が提供する人事労務freeeは、一つのシステムで労務管理や勤怠管理まで行うことができるクラウド型の給与計算システムです。そのため手作業で行う作業がなくなり人為的ミスが確実になくなるのが特徴です。
期日までに行わなければいけない業務が迫ってきたら、アラートで知らせてくれる機能も搭載されているので業務漏れがなくなります。従業員1,000人まで対応することができるので、企業の規模も関係なく導入することができ、無料トライアル申請資料の作成方法などもサポートしてくれるので、初めて利用する方でも安心です。
給与奉行クラウド
株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供している給与奉行クラウドは、同社が提供している給与奉行をクラウド型にした給与計算システムで、年末調整や社会保険といったあらゆる給与計算をデジタル化するため、通常の給与計算システムと比べ7割程度業務を削減できます。
また給与奉行クラウドの特徴の一つに1ライセンス無償があり、これにより専門家ライセンスが付与されるので、税理士や社会保険労務士などに代行業務を依頼することが多い企業では、そのライセンスを税理士や社会保険労務士に提供し、従業員の給与データや直接処理の代行を行ってもらうことができます。
jinjer給与
jinjer株式会社が提供しているjinjer給与は、15,000以上の導入実績を誇る信頼と安心の人気クラウド型給与計算システムで、小企業から大企業まで企業の規模に合わせたシステムの構築を行うことができます。
従業員の役職や勤怠など、従業員に合わせた給与形態を登録することができ、それに合わせた給与計算を自動作成してくれるので、時間と手間を省くことができます。また、他のシステムで人事情報や勤怠情報を管理していたとしても、CSV形式によって連携させ利用することができるので、既存のシステムも活用できるのは非常にメリットといえるでしょう
。
PROSRV
三菱総研DCS株式会社が提供するPROSRVは、これまで2,000社以上の実績導入を誇っており、人事給与の業務を熟知した400名以上のスタッフが、導入から保守サポートまですべて行ってくれるので初めてシステムを導入する方でも安心して依頼することができます。
地方税年度更新や年末調整といった時間のかかる作業や、組織ごとの給与業務を代行する月例事務サービスなど人事業務を、必要に合わせて段階的に導入することができます。
フリーウェイ給与計算
フリーウェイ給与計算は、従業員5人以内であれば無料で給与計算システムを利用できるという特徴を持っており、給与明細や各種諸経費などの明細に関しても専門用紙を購入する必要がなく、それらもすべて無料で提供してくれます。有料にはなりますが、月額1,980円を払うことで、従業員数無制限でシステムを活用することができます。
給与計算はもちろん年末調整などを自動で作成してくれる機能を持ち、マイナンバー管理機能については他システムを連携することで処理することができます。初期費用も無料で、運用・保守もしっかりしているので、初めての方でも安心です。
Cells給与
富士通が提供しているCells給与は、社会保険労務士事務所の業務に特化しており、社労士の業務に必要な機能をすべて搭載しており、依頼された給与計算を正確かつ確実に処理することができます。
Cells給与にはエクセルソフトが組み込まれているので、エクセルで給与計算を行っている会社でもスムーズなシステム移行が可能で、複雑な計算式にも対応することができます。さらに、社労士事務所監修の顧問先Cells給与という給与計算システムと連携できる給与計算ソフトが無料で提供されるので、顧問先と社労士で個人データや給与データを共有することができ、計算ミスや入力ミスを確認することもできます。
スマイルワークス
株式会社スマイルワークスが提供するスマイルワークスは、給与管理をはじめ販売管理や会計管理なども一元管理することができるクラウド型の給与計算システムです。給与計算をはじめ、勤怠管理や賞与管理など給与に関する機能はすべて搭載されているので、大きく業務の効率化を果たすことができます。
販売管理については、売上や仕入れなどプロジェクトごとにリアルタイムに管理することができ、給与計算データも合わせてワンクリックで自動仕分けができるので、部署ごとに手作業を行わなければいけないという手間を省くことができます。
PCAクラウド 給与
ピー・シー・エー株式会社が提供しているPCAクラウド給与は、毎月勤怠項目を入力するだけで給与計算や、次の月の給与計算も行ってくれる給与計算システムです。勤怠データや特別手当の回数、有給や残業時間などを入力するだけで、自動で給与計算を行ってくれ、それがそのまま給与明細表にもなるので、大きく作業の効率化を図ることができます。
また、タスクに応じて日付や掲載期間などを設定し、メッセージを表示することができるので、複数の従業員でシステムを管理する場合、作業漏れなどを防ぐことにも役立てることができます。
MJSLINK DX 給与大将
株式会社ミロク情報サービスが提供しているMJSLINK DX 給与大将は、給与業務に関する業務のすべてを実装している給与計算システムです。
異動に伴う昇給や、特別賞与などをシミュレーションすることができるので、適切な賞与計算を行うことができます。転勤準備金や入社時準備金など、給与とは別に支給するような一時金計算などもしっかり管理することができます。
やよいの給与計算 22
弥生株式会社が提供しているやよりの給与計算22は、システムの操作方法を分かりやすく説明してくれているクイックナビゲーターを用意しており、初めて給料計算を行うという事務の方でも簡単に行うことができるシステムになっています。
小中企業向けの給与計算システムとなっており、システム導入後の保守サービスも充実しているため、もし分からないことや困ったことが発生しても、しっかり専門家がサポートしてくれるので、安心して導入することができるでしょう。
EXPLANNER/S
NECが提供するEXPLANNER/Sは、給与計算と人事管理が一つになった給与計算システムとなっており、一元管理することによって、もし給料形態の見直しなどを行う際、人事管理データをもとに給料のシュミレーションを行えることが魅力です。
また他の給与計算システムと比べてセキュリティに強いといわれており、ログインするユーザーの権限を制限したり、個別で操作ログを取得することもできるので、不祥事が発生した場合でも原因を追究しやすいシステムとなっています。
給料らくだプロ22
株式会社BSLシステム研究所が提供している給料らくだプロ22は、CD-ROMドライブのないパソコンからダウンロードして活用できる給与計算システムです。
多くの機能を搭載していることで知られる給料らくだプロ22ですが、小規模企業でそこまで機能を必要としないのであれば、同社が提供している「かるがるできる給料22」がおすすめです。しかし中大企業であれば、大きな業務の削減が必要な企業も多いでしょうから「給料らくだプロ22」をおすすめします。
MJSかんたん！給与
株式会社ミロク情報サービスが提供しているMJSかんたん！給与は、小中企業向けの給与計算システムとなっており、年末調整や社会保険といった基本的な給与管理を行うことができ、独自の給与項目を追加することも可能です。
また、スマホアプリの「Edge Tracker給与明細参照」と連携させることで、従業員のスマートフォンに給与明細を送信することも可能になります。
給与計算システム導入前に確認するべきポイント
それでは最後に、給与計算システムを導入する前に確認しておくべきポイントを5つ解説していきたいと思います。これらを確認するかしないかで、システムを導入したあとのトラブルを避けることができるでしょう。
社内の業務プロセスも見直す
給与計算システムの導入は、今の業務プロセスを見直すきっかけにもなります。導入前にさまざまな業務、例えば勤怠管理や人事管理などを見直すことで、必要な給与計算システムが明るみになる可能性があります。
機能と規模の明確化
給与計算システム導入前に確認するべきポイントのなかで一番大切なのが、この機能と規模の明確化かもしれません。自社にとってどのような機能が備わっているシステムが必要なのか、自社の規模はどのくらいなのかということを明確にしましょう。
これまで説明してきたように、さまざまな給与計算システムがあり、それぞれの特徴があります。そのため、どれも一緒の効果が出るわけではありません。自社に必要な機能が備わっている給与計算システムを選ぶ必要がありますし、自社の規模に合った給与計算システムを選ばなければ、導入後に必要のない機能が実装されていたり、規模に合わないほどのシステムが導入されてしまったりということが起こってしまいます。
これが大きな失敗につながりかねないので、それを避けるためにも機能と規模の明確化はしておくようにしましょう。
サポート体制の確認
どのようなものにも言えますが、特に初めてシステムを導入する企業にとっては、システム導入後のサポートはとても大事になっています。分からないことが出たり、万が一トラブルが起きた時など、自社だけでは対処できないことを素早く対処してくれるのは非常に助かります。
給与計算システムのような大きなシステムは、導入することよりも、その後の運用・保守が大事になってきます。そのため、導入後のサポート体制はどうなっているのかということもしっかり確認しておくことが必要でしょう。
他システムとの連携
給与計算システムは、人事管理システムや勤怠管理システムなどと連携出来るものも数多くあります。これらを連携して一元管理することができれば、作業効率が大きく向上するでしょう。給与計算システムを提供している会社では、人事管理システムや勤怠管理システムなども同時に提供していることもあるので、それらを連携させることで一元管理を行うことができるので、もし必要な場合は試してください。
セキュリティ対策
給与計算は絶対に漏洩させることはできません。そのためセキュリティ対策がしっかりしているかどうかはとても重要なポイントになってきます。セキュリティ対策を重視している給与計算システム提供会社はたくさんあるので、導入前に確認しておく必要があるでしょう。
無料プランやトライアルがあれば試してみる
機能が多くある給与計算システムであれば、どんな状況でも対応できるのではと考える方も多くいるのではと思います。もちろん機能が増えることで、UIや操作が複雑になり使いづらいということもあります。
公式サイトには、搭載されている機能や導入事例なども掲載されているので、その内容を確認することはできますが、実際に体験してみなければ使いやすさを実感することは難しいでしょう。もし給与計算システムを導入しても、イメージしたものと違ったとならないようにトライアル」や「無料プラン」もあります。これを利用して、実際にシステムの機能や操作性を体験してから導入することをおすすめします。
まとめ
この記事では、おすすめの給与計算システムを中心に、導入メリットや給与計算システムの比較ポイントについて解説してきました。
給与計算は、勤怠データの統計や労働時間の集計など多くの工程を要し、従業員規模が大きな企業によっては数日かかってしまうこともあると思います。給与計算をする担当者には大きな労力であり、手作業で行うことによるミスも起こってしまう可能性があります。これらの課題を解消してくれるのが給与計算システムです。
確かに多くの給与計算システムがあり、迷ってしまう方もいると思いますが、自社にとってどのような課題を解消したいのか、自社の規模はどのくらいか、コストはどの程度で考えているのかなど、事前に情報を集めておくことで、その特徴にあった給与計算システムを見つけることができるでしょう。
今回の記事を参考に、自社に合った給与計算システムを見つけてみてください。
