システム開発などのプロジェクトが始まった際、依頼を受けた企業はまずプロジェクトチームを立ち上げることになります。プロジェクト成功のためには、それぞれの役割を分担し分かりやすく明確にしなければいけません。そこで作成されるのが役割分担表です。しかし各メンバーの中には、役割分担表の重要性を分かっていなかったり、そもそも役割分担表自体、あまり分かっていない方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、プロジェクトを達成するために必ず必要になる役割分担表について詳しく解説していきながら、役割分担表を上手に作成するためのポイントなどもご紹介していきます。
役割分担表とは？
まず役割分担表について解説していきます。役割分担表は、その名の通り誰にどのポジションの役割を与えるかというものになります。そのプロジェクトの責任者から各部署のリーダーなど指令系統なども明確にし、スムーズな作業を行うために作成されます。
役割分担の内容
それではプロジェクトチームの役割にはどのようなものがあるのか見てみましょう。
プロジェクトオーナー
まずはプロジェクトオーナーです。プロジェクトオーナーはそのプロジェクトの最高責任者になります。明確なビジョンを持ち、プロジェクト遂行に向けて先頭に立つ存在なため、企業の社長や執行役員などになるケースが多いです。また依頼者との定期的な報告会などを実施することも必要になります。
プロジェクトマネージャー
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトをスムーズに進めていくための責任者で、受注側と依頼側の両方に置かれ協力してプロジェクトを遂行していきます。主にお金やチームメンバーの配置、スケジュール調整やリスク管理などが仕事になります。
プロジェクトマネージャーの役割は非常に大きく、統率力や交渉力、コミュニケーション力を持つ人間が行ったほうがいいでしょう。例えばこちらの意見をいえず、依頼者の要望ばかり飲んでしまうと、スケジュールにも無理が出てスタッフも不満が募ってしまいます。全体を見る目と細かい部分も見逃さない注意力を持った人材を配置しましょう。プロジェクトの成功は、プロジェクトマネージャーの能力によって決まるともいっても過言ではありません。
プロジェクトマネジメントオフィス
複数の企業が関連する大きなプロジェクトの場合は、プロジェクトマネジメントオフィスの設置も必要になります。主な役割としては、プロジェクトマネージャーの補佐的なものになります。
複数の企業が連携すると、それぞれの場所からさまざまな情報が入ってきますので、その収集や整理、コミュニケーションの取り方や資料の統一といったチーム内のルール設定などを行うのが仕事になります。もし企業内に適切な人材がいない場合は、コンサルティング会社にお願いする場合もあります。
プロジェクトリーダー
プロジェクトリーダーは簡単にいえば現場の責任者になります。プログラムや設計の進捗状況を管理するのが仕事になります。納期やスタッフのモチベーションなどの管理を行う必要もあり、プロジェクトマネージャーからの指示通り進めていく一方で、もっと効率的な方法はないかを考えることも必要になります。
サブリーダー
サブリーダーは、プロジェクトリーダーを補佐する役割になります。小中規模のプロジェクトであれば一人で十分ですが、大規模なプロジェクトの場合は複数名配置されることもあります。
システムエンジニア
システムエンジニアは、システム設計・開発などを行う人材になります。依頼者からのヒアリングにより基本設計書を作るなど、技術力とコミュニケーション能力も必要になるでしょう。
プログラマー
プログラマーは、システムエンジニアが作成した基本設計書などをもとに、実際にプログラミングを行っていく技術者です。開発するシステムによりプログラミング言語が変わってくるので、そのスキルを持った人材が選ばれます。
営業
受注者と依頼者の間に入りやり取りを行います。依頼者の要望をプロジェクトチームに伝達したり、契約に関する業務を行います。
役割分担が必要な理由
プロジェクトが立ち上がると作成される役割分担表ですが、その意図とはどのようなものがあるのでしょうか。役割分担表が必要な理由について解説します。
まず役割分担表が担う大きな役割の一つが、プロジェクトに関わるスタッフの認識の統一になります。どのようなものを開発するのか、いつまでに開発するのかなど、チーム内で共有し完成に向けて意思疎通を図る意味があります。それぞれの役割を明確にし、命令系統をはっきりさせることでプロジェクトが計画通りに進み、課題が出た時でもスムーズに解決することができます。
役割分担表を作成するメリット
それでは、役割分担表を作成することで得られるメリットをご紹介していきましょう。
業務の抜け漏れが防げる
これから行う開発に対し、その場その場で役割を与えると、業務を見落としてしまったり対応ミスを犯してしまう可能性があります。それを起こさないために、まずはプロジェクトに必要な業務を洗い出すことが重要になります。その業務に対し人材を当てはめていき、責任者を決めることで業務の抜けもなく、スムーズに業務を行えます。
また役割分担表は、他のメンバーも共有することができるので、万が一業務の漏れがあっても二重にチェックすることができるので、業務の抜け防止につながります。
業務完了までのプロセスが明確になる
役割分担表は、目標達成に向けた計画を明確にすることができます。これはプロジェクトに参加するメンバーに、行うべきことを見える化することで、行うべき業務をはっきりさせることができます。
またプロジェクトの進み具合も見えるため、完了タスクなどが出てくることによりメンバーのモチベーションにもつながります。すべての業務が見える化することは、業務効率化はもちろん生産性の向上も実現してくれます。
サポート体制の強化
役割分担表は、それぞれのメンバーの業務の進捗状況が分かります。そのため、業務に遅れが生じているタスクがあれば、手の空いたメンバーはサポートすることができます。協力体制ができることはチームワークにもつながり、生産性の向上にもつながります。
業務に対して責任感を持てる
それぞれの業務がはっきりするということは、割り当てられた自分のポジションに責任を持つことになります。その場で振り分けられるような業務の場合は、業務をこなすことに重点を置きがちになってしまいますが、役割分担表で自分のポジションを見える化することで、責任感と緊張感をもって業務に取り組むことができ、いい仕事ができるようになるでしょう。
役割分担表作成の失敗例
役割分担表には大きなメリットも多いですが、作成方法を間違えるとチームに戸惑いを生じさせてしまい、作業が滞ったり納期に間に合わなくなってしまうケースもあります。ここからは、役割分担表で行ってはいけない作成方法をご紹介します。
複数の指示命令系統がある
指示命令系統が複数あることにより、お互いの命令事項が異なることがあります。そうなると現場は混乱し、余計な時間やコストが生じてしまいます。またチームメンバーもどこに報告したらよいのか混乱してしまうため、絶対に行ってはいけません。
役割や責任がはっきりしない
前述の通り、役割分担にはプロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーといった名称をつけて作成していきますが、例えば「支援チーム」や「業務チーム」、「プロジェクト管理」など、何を行えばいいのかわからない曖昧な表記をしている役割分担表を見ることがあります。このような表記は、その担当になった人材にも迷いが生じるだけで、プロジェクト全体に良い影響を及ぼしません。
役割分担表の作成手順
それでは実際に役割分担表の作成手順を解説していきます。もし役割分担表を作成することになった場合は、これから説明する記事を参考に取り組んでみてください。
業務の全体像の洗い出し
まず役割分担表を作成する際に行うことが、行うすべての業務を明確にすることです。プロジェクト全体で行う作業を把握することで、大体の想像図が出来上がりますので、まずは業務の洗い出しを行いましょう。
作業のリストアップ
それが終わったらその業務の中での作業を細分化していきます。細かく作業を分担することで、行う作業が明確となりマネジメントしやすくなり進捗状況が分かりやすくなります。
作業完了日の記入
作業の細分化が終わったら、その作業をいつまでに終わらせるかという完了日を設定しましょう。小規模のプロジェクトの場合は細かく記す必要はないかもしれませんが、中大規模のプロジェクトの場合は、数か月単位の作業になることが多いため、細かく設定するのがいいでしょう。
その際は、遅延する可能性や追加の業務が発生することを想定し、完了設定や人員の配置は余裕をもって設定するといいでしょう。
雑務の洗い出し
役割分担表を作成する際に忘れてしまいがちなのが、雑務といわれる電話担当や清掃担当です。簡単な作業のように見えますが、このような雑務が増えると、通常の業務に支障をきたしてしまう可能性があります。そのため誰がこの役割を果たすのかという部分も明確にする必要があるでしょう。
担当者の決定
業務内容が明確になり、作業の完了日の設定も終わったらいよいよ人材の振り分けです。どの人材がどのポジションに適しているかをしっかり判断し振り分けていきます。チームメンバーにヒアリングを行うことで得意不得意が見えてくるので、それをもって判断してもいいでしょう。適材適所に人材を配置することができれば、プロジェクトの進行もスムーズに行われ、業務の最適化や生産性の向上も見込めるでしょう。
役割分担表作成のポイント
それでは最後に、役割分担表を作成するときのポイントをご紹介していきます。役割分担表は作成した本人が分かっていても、プロジェクトメンバーが一目見て分かるようなものでなければいけません。自己満足で作成するのではなく、分かりやすい役割分担表を作成するようにしましょう。
指示命令系統を1本化する
役割分担表を作成するときに気を付けなければいけないのが、指示命令系統を複数設置せず1本化することです。指令系統が複数あると、最終決定を下す決定者が一人でないため、方針が定まらなかったり、プロジェクトの進行に障害が出たりしてしまいます。責任の所在を一つにまとめるためにも、プロジェクトオーナーやプロジェクトマネージャーといった司令塔は一つにするようにしましょう。
また指令系統を表す線を複数書いたり、重ねるのは控えましょう。書いてる本人は分かっていても、見る者にとっては混乱を招くものになってしまいます。そのため、分かりやすくシンプルに描くのが大事です。
役割を明確にする
二つ目が役割を明確にして作成することです。役割分担表の目的は、プロジェクトに関わるメンバーの役割を明確にすることです。そのため、曖昧に作成すると現場は混乱してしまいます。もしプロジェクトの規模が大きく、チームメンバーが多くなり同じ役職の役割分担表になる場合は、役割についての補足を付け加えるといいでしょう。もし複数のプロジェクトチームを発足する場合は、一つの役割分担表にせず分けて作成すると見やすく分かりやすいでしょう。
まとめ
この記事では、役割分担表について解説してきましたがいかがでしたでしょうか。プロジェクトを遂行するために、役割をしっかり決めて作業を進めていくことは、責任感と緊張感を持って取り組むことができ、チームワークも生まれることからとても大事です。それをチーム全員に見える化する役割分担表は、プロジェクトを開始する前の一番初めの大きな仕事といっていいでしょう。
これが上手く作成できないと、現場に混乱が生まれ思うような成果が生まれないといっても過言ではありません。皆さんもこの記事を参考に、プロジェクトを成功させるための役割分担表を作成してみてください。
