システム開発において、WBS（Work Breakdown Structure）を採用することによって、プロジェクトを効率的に進めることができることをご存知でしょうか。本記事では、WBSの概要をはじめ、メリットやデメリット、作り方などに至るまで徹底解説いたします。
WBS（Work Breakdown Structure）とは
WBSとは、英語表記でWork Breakdown Structureの頭文字をとったものであり、作業分解構成図と訳されます。文字通り作業を分解し、構造化することにより、関連作業を意識しつつ適切に管理することができるため、システム開発はもちろん、ビジネスにおけるプロジェクト管理及びスケジュール管理などで、採用されています。
WBSの種類
一口にWBSと言っても細かく分類すると次の2種類に分けることができます。
- プロセス指向の作業分解構造
- 成果物向け作業分解構造図
プロセス指向の作業分解構造
プロセス指向の作業分解構造とは、作業のステップ及びフェーズ、さらには機能の観点からプロジェクトを定義するものです。プロジェクトを完遂するために個々の部門で実施するべき、ステップに重点を置いており、それぞれの要素を動詞で表現することになります。
プロセス指向の作業分解構造単体で活用することはもちろんのこと、後述する成果物向け作業分解構造図と組み合わせて併用することにより、機能面からも作業を分解して理解することができるようになるため、さらに一貫したプロジェクトのスコープを作成することができます。
成果物向け作業分解構造図
成果物向け作業分解構造図とは、より具体的な成果物のコンポーネントの観点から特定のプロジェクトを定義するものです。ここで言う成果物とは、大抵の場合プロジェクトの完遂に必要とされる物理的なコンポーネント及びアイテムのことを指します。
特にPM（プロジェクトマネージャー）がプロジェクトの全体的なスコープを確認するだけでなく、成果物がどのように関連しているのかを確認することにも役立つだけでなく、あらゆる管理レベルで作業概要を把握し、コストとリソース見積もりの制度をより高めることが可能とされています。
WBSのメリット
WBSが様々なプロジェクト管理及びスケジュール管理に採用されている理由としては、多くのメリットがあるからにほかなりません。
- 作業が明確化される
- スケジュールを組みやすい
- 工数見積もりができる
- 役割を分担できる
- 管理・運用しやすい
作業が明確化される
WBSでは、階層構造で行うべき作業を洗い出すために、本当に行うべき作業が明確化され、漏れが少ないというメリットがあります。
スケジュールを組みやすい
WBSで行うべき作業を洗い出すことができるため、後述するガントチャートに展開し、より効率的な作業手順及びスケジュールを組みやすいと言えます。
工数見積もりができる
WBSでは、作業に時間を要すもの、リスクがありそうなものなどを事前に把握することができるため、工数の具体的な見積もりを行うことができます。
役割を分担できる
WBSで作業を洗い出すことで、役割及び担当者を明確に分担することもできます。担当者が曖昧では、責任の所在も曖昧になるため、スケジュール通りにプロジェクトが進行しないというような弊害が生じる可能性があることから、WBSはとても重要なものであると言えるでしょう。
管理・運用しやすい
WBSによって、作業を洗い出すことができるため、プロジェクトやスケジュールの管理及び運用がとてもしやすくなり、効率的に進めていくことができます。
WBSのデメリット
とても便利なWBSですが、一部デメリットも存在するので頭に入れておくことが大切です。
情報不足によるスケージュールのずれ
WBSの最も大きなデメリットと言えるのが、情報不足によって生じるスケジュールのずれであると言われています。あくまでWBSはプロジェクト開始前に必要となる作業を洗い出すことになるため、プロジェクトが進んでいくにつれ、当初の予定とは異なる作業及びトラブルが発生してしまうことがあります。そうすると、プロジェクト開始前に組んだスケジュールにずれが生じてしまうのです。
WBSの注意点
WBSでは、プロジェクト開始前に作業を洗い出すことから、未来の作業になるほど情報が不足しがちで不透明な作業が発生してしまうという注意点があります。そのため、無理に作業を分解してスケジュール組みをするのではなく、不透明性の高い作業では、少しスケジュールにも余裕を持たせ、作業の進捗次第で段階的に詳細化を進めるなど、柔軟に動くことを忘れてはいけません。
WBSの作り方
WBSを実際に作成する方法としては、次の流れとなります。
- 作業内容の洗い出し
- 作業の順序を設定する
- 作業を構造化する
- 担当者を明確にする
作業内容の洗い出し
WBSを作成する上で、1番最初に行うべきことは作業内容の洗い出しです。プロジェクトを完遂させるために想定されるフェーズ及び作業を漏れのないようになおかつ重なりの内容に分割していきます。さらに分割後には各要素を詳細化していき、最も小さいレベルの作業が数時間及び数日程度の作業に収まるように考えることが大切です。
作業の順序を設定する
作業内容の洗い出しが終わり次第、次は適正な作業の順序を設定します。一番最初に行うべき作業は何であるのか、その次に行うべき作業は何かと考えながらプロジェクトの行程を可視化していくことが大切です。作業の順序設定を行う際には、作業の依存関係を明確にする必要があり、前工程の作業が完了しなければ次の工程に着手できないのか、並行して作業を進めることができるのかを明確にすることが大切です。
作業を構造化する
作業内容を洗い出し、順序設定できたら、書き出したツリー構造を改めて眺めて同階層で隣り合う要素同士、あまり内容などがかけ離れすぎていないかを確認しましょう。そして、同階層同士の塊を同じ概念として捉えることができれば、作業を構造化することに繋がります。
担当者を明確にする
作業の洗い出し、順序設定、構造化が完了したら、各作業に担当者を配置していきます。この際、複数作業に1担当者を廃止してしまうと、責任の所在が曖昧になってしまうため、あくまで1作業に1担当者のルールを徹底することが大切です。
また、各作業の中で絶対に遅延が許されないもの同士を結んだクリティカルパスを重視し、クリティカルパス上の作業が遅れることのないように配慮した担当者選びが必要です。
WBSの効果を高めることができるツール
WBSの効果をより高めることができるツールとしては次の3つが挙げられます。
- マインドマップ
- ガントチャート
- Microsoft Excel
マインドマップ
マインドマップとは、自由な思考をはじめアイデア及び情報の流れを中心となる概念から分岐させるような形で描写した図であり、WBSを作成する際には、非常に便利なものとなります。紙とペンさえあれば場所や時間を問わずに書き出すことができるので、まずは頭の中を整理するという意味でも作業及びアイデアを全て書き出してみることをおすすめします。
また、マインドマップを作成する際には作業及びアイデアなどといった大まかなテーマを中心に据え、周辺にまるで放物線を描くような形で関連する事項を繋げていきます。
ガントチャート
ガントチャートとは、分解した各作業にマッチした担当者を割り当て、期限を設定し、さらにスケジュールを可視化する工程図のことです。具体的には横棒グラフを作成して横軸に日程、縦軸に作業内容及び担当者を書き込むことでプロジェクトの進捗を視覚的に把握できるようにします。
Microsoft Excel
WBSの作成に使える、Microsoft Excelのテンプレートがたくさん存在しています。プロジェクトによって、マッチするテンプレートは異なるため、ざっと見て気になるテンプレートを見つけたら使用しやすいようにカスタマイズして活用しましょう。
Microsoft Excelであれば、プロジェクトメンバー同士で共有することもできるため、とても便利ではありますが書き方やルールを統一していなければ、各担当者によって運用に差が出たり、過去データを調べるときに比較できなかったりという弊害も生じるため、注意が必要です。
WBSを活用するべき仕事の例
WBSはシステム開発はもちろん、他にも様々な仕事に活用することが可能です。主な例としては、次の9つが挙げられます。
- ソフトウェア開発者
- システムエンジニア
- エンジニア及び技術者チーム
- アカウントディレクションチーム
- クリエイターチーム
- スコープマネジメントチーム
- リモートワーカー及び内部プロジェクトグループ
- 商業プランナー及び開発プランナー
- イベントプランナー
ソフトウェア開発者
ソフトウェア開発者であれば、多くの場合チーム内でのプロジェクトをフェーズあるいはステージに分割していますが、WBSを採用することで他のプロジェクトチーム及びクライアントなどとの共有が可能となります。
システムエンジニア
システムエンジニアであれば、WBSを採用することにより、プロジェクト全体像を容易に把握し、効率よく作業を進めていくことができるでしょう。
エンジニア及び技術者チーム
エンジニア及び技術者チームでは、WBSを開発作業のロードマップとして活用できます。
アカウントディレクションチーム
アカウントディレクションチームでは、WBSを採用することにより、クライアントに進捗状況を示すことができるため、プロジェクト作業要素や進捗状況、マイルストーンを示すガイドラインとしてクライアントとの情報共有に役立つとされています。
クリエイターチーム
クリエイターチームでは、WBSを採用することにより、プロジェクト方針に沿ってアイデアを生み出すことができるだけでなく、クリエイティブな仕事に集中することも可能です。
スコープマネジメントチーム
スコープマネジメントチームでは、WBSを採用すると、代理店が新しいクライアントを引き受ける場合に、予算及び作業を割り当てる際、プロジェクトのタイムライン及び必要なリソースの大枠を把握することが可能です。
リモートワーカー及び内部プロジェクトグループ
リモートワーカー及び内部プロジェクトグループでは、WBSで仕事を視覚化することで、遠隔で仕事を行っていてもどの担当者がどの作業をいつ実施しているのかを理解することができます。
商業プランナー及び開発プランナー
商業プランナー及び開発プランナーであれば、WBSを採用することで、主要なプロジェクト及びチームメンバーの作業だけに限らず、ベンダー及び下請け業者の作業も含め、大規模な商業プロジェクトの作業行程を視覚化することが可能です。
イベントプランナー
イベントプランナーであれば、WBSを採用することにより、複雑なイベントをタスク及びサブタスクに分割し、さらに割り当てることで複数チームが明確な役割を持って作業できます。
まとめ
WBSとは、本記事では、概要をはじめ、メリットやデメリット、作り方などに至るまで徹底解説いたしました。
WBSを採用することで、作業だけでなく担当者が明確化され、精度の高いスケジュールを組むことができます。漠然とシステム開発を進めるのではなく、WBSにより、効率よく開発を進めていきましょう。
