「VBAについて学びたいけどどうすればいいのかわからない」
「業務の効率を上げるのに役立つと聞いたけど具体的にどう変わるの？」
「VBやVBEって似てるけど同じ？」
VBAに対して、上記のような、様々な疑問を抱えているという方は少なくありません。VBAを会社では前から活用していたという方もいるでしょう。このように当たり前のように使っているからこそVBAに対する知識がなく、何のために使用しているのか、なぜ必要と言われているのかよく分かっていないという方も多いのが現状です。
そこで、本記事ではこのVBAに関する基本的な情報から、活用する事で得られるメリットやデメリット、さらにはVBAの学習方法や実際にVBAをどのように活用しているのかという事例をご紹介致します。
VBAに関する知識を増やし、正しい活用が行えるようになれば仕事の幅も広がり、業務の効率化を今以上に促進させることが可能となるでしょう。業務の効率を上げることは、手間の削減や時間の短縮になり、その結果残業をなくし定時退社が当たり前にできるようになります。
そんなVBAとは一体何なのか、本記事でしっかりと情報を収集し、業務に役立たせていきましょう。
VBAとは
「Visual Basic for Applications」の略称であるVBAは、Office製品で利用する事が出来るプログラミング言語の事を指します。このVBAを活用する事によってプログラミングを行うことが可能になり、実行する事でワードやエクセルなどにおける作業を自動化し、業務の効率化を図ることが書出来るようになります。
VBAはよくマクロと混同されがちになりますが、マクロとは、コンピューター上の処理を自動化するための技術の総称を指します。一方VBAは、このマクロを作成するための手段の1つになり、この2つはこのような明確な違いがありますので注意しておきましょう。
VBAで出来る主な機能とは
- エクセルの自動化→エクセル機能の全てをプログラミングにより自動化が可能となります。複雑な計算、データの一覧をもとにグラフ作成、日次データから月次の作成などが出来るようになり、簡単なものから複雑な処理まで自動化する事が出来ます。
- 楽な資料作成→エクセルのグラフをパワーポイントにコピペできるツール作成も可能になります。定期的な報告資料、分析資料などの自動化が出来るため、作業を楽にすることが出来るようになります。
- フォルダ整理のためのツール作成→VBAはエクセル自動化のみではなく、フォルダ作成のためのツールを制作する事も出来ます。ファイル名の一括変更、ファイル一括の移動、不要ファイルの一括削除などが可能になるためミスを減らし、効率よく作業を行うことが出来ます。
- レポート自動保存のツール作成→エクセルシートからPDF出力を自動で行うことが可能になります。主導のコピペ作業を瞬時に完了させることが可能となるため、業務を楽にすることが出来るでしょう。
- マイクロソフトオフィス同士の連携→VBAはエクセルのみに活用できるという訳ではありません。ワードやパワーポイント、アクセスなども使用する事が可能となります。VBAが使用可能なアプリ同士は連携が可能なためアクセスでデータを読み込んでエクセルでグラフの作成を行ったりすることも出来ます。
- ユーザーフォームのカスタム→プログラムを実行するためのコマンドボタン、文字入力のテキストボックス、画像表示のピクチャーボックスなど、オリジナルの入力や出力画面の作成や自由な配置が可能になります。
プログラミング言語としてのVBAの難易度は？
VBAに関しては、よく「習得するのが難しい」「時間をかけて勉強する必要がある」という事を耳にします。VBAはプログラミング言語の1つになるため、しっかりと情報を集め学ばなければいけません。その難易度は実際どの程度のものなのか、習得の機会はどこにあるのか、また、VBAを習得したとして、その凡用性や開発の難易度などはどれほどもののなのかということは、あまり知られていないというのが現状です。
ここでは、プログラミング言語としてのVBAの複雑性や開発における難易度、その凡用性などについて、詳しくご紹介致します。VBAを習得すべきか、仮に習得したとして今後幅広く役立たせることが出来るのかと悩んでいる方も少なくはありません。ぜひここでお伝えする情報をもとに、VBAに対する知識をより深めていきましょう。
複雑性
VBAはプログラミング言語の中でも比較的簡単な部類に入ります。C言語のようなポインタはなく、Javaのようにオブジェクト指向の概念というものもありません。よく知られているプログラミング言語の中には、HTMLやCSS、SQLなどがありますが、これらはVBAよりも簡単な言語になります。
ですが、例えばHTMLやCSSはWebデザインに、SQLはデータベースの操作に特化したものとなりますので、VBAを含めたプログラミング言語と比較すると、文法なども大きく異なるものになります。こうした事から、VBAは非常に難易度の低いプログラミング言語と言えるでしょう。
技術情報の入手
VBAは複雑性はなく簡単な言語であると先ほどお話ししましたが、技術情報に関しても簡単に入手する事が出来ます。豊富な書籍もあり、ネット上で検索すれば数多くの良質なサイトを見つけることが出来るでしょう。そのため、学ぼうと思えばいくらでも情報を入手する事が出来ます。
習得の機会
情報を簡単に収集することのできるVBAは、習得の機会も豊富にあります。エクセルの使用は何も事務職だけではありません。営業などの他部署でも使用することは多くありますし、自宅で使うという事も少なくはないでしょう。
また、新型コロナウイルスの影響により自宅で仕事を行う方が増えた昨今では、自身のパソコンにエクセルをインストールしている方も増えてきました。そのため、自宅でも職場でも、習得する機会は常にあります。習得の機会が多ければ、その分仕事に活かしつつ自身のスキルを高める事にも繋がります。
開発の難易度
言語としての習得や情報の収集は容易にできるVBAですが、実際に開発も簡単にできるとは限りません。VBAは他の開発言語とは異なる点が多くあります。VBAは事務処理で使用されるケースが多く、エクセルのツールであるという事が大きな特徴となります。
さらに、ITに関する知識がなくても開発をすることが可能になるため、他のプログラミング言語にはない難しさがあると言えます。さらに、VBAが出来ることは非常に幅広く、広範囲で活用する事が出来ます。こうした広い範囲の開発を行うのであれば、VBAの難易度は低いとは言えないでしょう。
凡用性
VBAは先ほどもお話ししたように、事務作業で取り入れられることが圧倒的に多くなります。また、後程詳しくお伝えいたしますが、VBAに関わる仕事探しの難易度ですが、主に派遣が多い傾向になります。社員やフリーランスが不可能という事では決してありません。
しかし、JavaやPythonなどのように人気が高いプログラミング言語と比べると、求人数は少ないのが現状です。一方派遣社員の場合、VBA案件は他のプログラミング言語に劣らず求人数は多くあり、見つけるのも難しくはないでしょう。
間違えやすい解釈
「VBA」という言葉と似ているもので、「VB」や「VBE」というものがあります。ここでは、それぞれの言葉とVBAの意味を比較つつお伝えいたします。誤った解釈をしないように正しい情報を把握しておきましょう。言葉が似ているからと言ってもすべてが同じというものではありません。正確な情報は、VBAを使いこなすためにも重要ですので、しっかりと理解を深めておくようにして下さい。
VBAとVB
VBとは、「Visual Basic」の略称で、VBAの基礎となっているプログラミング言語の事を指します。このVBを、マイクロソフトのアプリ用にしたものが、本記事で紹介している「VBA」です。このVBは単体で動作をさせることが可能ではありますが、環境設定をしなければけないため費用が必要になります。
VBAの場合、VBと比較すると多少の機能制限などがありますが、マイクロソフトオフィスがあればすぐに誰でも稼働させることが出来るため、初心者であればVBAの方が扱いやすいと言えるでしょう。
VBAとVBE
例えばVBAを活用してコードの入力をしたり書き換えたりする場合、このVBEを使用する事になります。VBEは「Visual Basic Editor」の略称で、コードの手書きを行いマクロの作成や編集をするためのアプリです。マイクロソフトオフィスでは開発タブから操作が可能です。
しかし、VBEによるコードを手書きする事だけがVBAでのプログラミングではありません。マクロの保存、作成でも、VBAのプログラミングを行う事は可能となります。
VBA活用のメリット・デメリット
VBAを活用する事で生じるメリット・デメリットに対する理解は非常に重要です。取り入れることでどのようなメリットが得られるのか、気を付けるべきデメリットは何なのかを事前に把握しておくことで、よりVBAを活用しやすくなります。ここで、メリット・デメリットをそれぞれ3つのポイントでご紹介致します。
メリット
VBAのメリットとして重要なのは、作業の効率化や企業としてのシステム化の促進です。詳しく見ていきましょう。
プログラミングスキルを身につけられる
「プログラミング」という言葉を聞くと、難しく専門的な勉強が必須で簡単には出来ないというイメージが強くなりますが、VBAの場合、マイクロソフトオフィスさえあれば環境構築することなくプログラミングをすることが出来ます。エンジニアやプログラマーなど、専門職以外の方でも始めやすい敷居の低さが大きなメリットと言えるでしょう。
もちろんVBAが出来るようになれば他のプログラミング言語も簡単にできるという訳にはいきませんが、プログラミング言語は基本構造がほとんど似ているものになるため、VBAで身に着けることが出来たスキルは他言語の習得をする際にも生かすことが可能になります。
部署内のシステム化の促進
個人的なスキル向上はもちろんですが、VBAを活用する事によって部署内のシステム化を促進する事が可能となります。例えば製品の原料を扱う場合、発注や入庫、棚卸しなど、非常に様々な作業が必要となるでしょう。こうしたものを全て手作業で行うとなると、時間も手間もかかりミスの発生も多くなってしまいます。
VBAを活用し、作業を一本化する事が出来れば、時間を短縮しミスを減らすことにも繋がります。こうした作業を、「VBAに対する知識が無いから今まで一本化できなかった」という企業は少なくありません。企業としてシステムの促進化や業務の効率化を図ることが出来れば、会社から有能な人材と認めてもらうことも出来、何より自身のスキルを存分に生かすことも可能になります。
コード変更は軽く行うことが可能
VBAはエクセルの拡張機能でもちろん無料です。そのため、エラーが発生した場合や何かしら機能を追加したいという場合、すぐに取り掛かることが出来るでしょう。日々改善点を見つけ出し、使いやすさを追求したシステムを作り上げていく事が出来ます。
Web系のプログラミング言語の場合、追加や修正を行うためにはそれなりに時間と労力が必要となりますが、VBAは簡単にできるため業務時間内に行うことが出来ます。それをすぐ実行することも出来るため、他の作業に支障が出るという事もありません。こうした使い勝手の良さも、VBAの大きなメリットと言えるでしょう。
デメリット
VBAのデメリットは、作成した本人以外ではコードが読みにくかったり習得が容易にできないという点が挙げられます。それぞれ詳しく解説いたします。
作成した本人じゃないとコードが読みにくい
VBAに限った話ではありませんが、プログラミングコードはその書き方の正解が1つだけというものではありません。そのため「とりあえず動くコードを書いておこう」という案にな気持ちで作成してしまうと、他の人がメンテナンスをする場合、非常に時間がかかってしまう事があります。さらに、アップデートの際に予想だにしないトラブルが発生する事もあるでしょう。
こうしたトラブルが発生すると、その度に改善策を考えていかなければいけなくなるため、時間も手間もかかってしまいます。こうしたトラブルを避けるためには、日ごろから可読性の高いコードを書くようにする必要があります。
エクセルしか対応が出来ない
プログラミング言語と言えば、Web系が主な勢力となっていますが、VBAはエクセルのみしか使用することは出来ません。新しくプログラミング言語を習得しようとする若者などの間でも、需要はWeb系プログラミング言語が圧倒的と言えるでしょう。しかし、一般企業への就職などでは、エクセルの使用率はかなり高くなるため、VBAが出来るのは貴重な人材になります。
しかし、会社の方針などもあるため必ずしも役立てるとは限りません。VBAの活用が出来るという事が損になる事はありませんが、一般的な需要が少ないという面や、VBAだけではアピールとして若干弱くなってしまうという面があります。
表の仕様変更に弱い
セル参照であれば、あるセルを特定の範囲だけ削除したり、挿入したりすることで、参照先セルが自動で調整されるようになっていますが、そのセルを使うVBAにはコード調整は一切かかりません。そのため、手作業で調整する必要が出てきてしまいます。1つでも調整し忘れてしまうと、全体のコードが正しく動作しなくなってしまうため、注意しなければいけません。
VBAを学習するためには？
VBAの学習を行うためには様々な方法があります。その中でも、初心者が効率的に学べるための方法をここでいくつかご紹介致します。VBAを正しく学ぶためにはしっかりとした順序を踏んで知識を習得していく必要があります。
- 土台となる基礎を学ぶ
- 簡単な機能を実際に作ってみる
- 演習問題をこなしスキルを磨き上げる
- 本格的ツールの作成をする
- 外部アプリと連携をする
上記の手順が正しくVBAを学ぶための順番になります。まずは基礎をしっかりと学び、簡単なものから作成しスキルを磨き上げます。そこから本格的なツールへ入っていき、外部のアプリと連携をします。この一連をスムーズにトラブルなく行うことが出来るようになればVBAは完璧と言えるでしょう。それぞれの学習について詳しく解説いたします。
1・土台となる基礎を学ぶ
未経験からVBAを始める、知識を高めたいという場合、まずはしっかりと基礎を学ぶことが大切です。そこでオススメなのが、VBA学習を見て学ぶ方法、マクロの記録からコードを出し調べる方法になります。詳しく見ていきましょう。
VBA学習を見て学ぶ→VBAの基礎を学ぶためには、サイトや本などを調べ、自身の今のレベルに合ったものを見て学ぶという方法があり、主に一般的な学習方法になります。エクセルに関する本などでもVBAについて学ぶことも出来るため、改めてエクセルについて知識を身につけたいという場合にもオススメです。
マクロの記録からコードを出し調べる→特にプログラミングで重要なのは「分からないことを調べて解決する」能力です。しかし、初心者や未経験者の場合、「何が分からないか分からない状態」という事も少なくありません。そこでオススメなのがマクロの記録を使用する勉強方法です。マクロの記録を使用すれば、自動でエクセル操作をVBAに変換する事が出来ます。マクロの記録でプログラミングを自動的に作成しながら、その使い方を検索するという癖を付ければ、習得は断然早くなるでしょう。
2・簡単な機能を実際に作ってみる
基本的な知識をもにつけたら、次は実際に簡単な機能を作ってみます。日々のエクセル業務を箇条書きし、自動化する事で工数を減らせそうなものがあればVBAの作成をしてみましょう。作成方法としては、コメントでどんな処理を作るか書き、それぞれ1つずつをVBAで書いていきます。
まずは先にコメントを書き、そのコメントそれぞれの処理を調べながら作っていくと、スムーズに行えるでしょう。書き方を調べる際には、先ほどお話ししたマクロの記録を活用するとよりスピーディに作成する事が出来ます。
3・演習問題をこなしスキルを磨き上げる
実際に様々な機能のVBAの作成をしたら、演習問題を解いていくといいでしょう。ここで、これまでに自信が学んできたスキルを見直し、足りない部分を補う事が出来ます。演習問題で特にオススメなのが「エクセルの神髄」というサイトの、マクロVBA入門編の中にある「マクロVBA練習問題」です。
問題用のエクセルファイルもあり、全ての問題に対する解答用VBAコードもしっかりと記載されています。自信がある方もない方も、腕試しにもなりますのでぜひ試してみて下さい。
4・本格的ツールの作成をする
上記のような演習問題を難なくこなすことが出来るようになったら、次に本格的ツールの作成をしてみます。先ほどの「簡単な機能を実際に作ってみる」という単純なものではなく、ここでは「エクセルの業務をなくせないか」という視点で、業務の効率化を図るツールを作成してみます。
どんな業務をなくすことで効率化を図ることが可能となるか、それは現実的になくすことは出来るか、また、なくすためにはどのような機能が必要となるかなど、こうした視点から考えるといいでしょう。ここまで作成する事が出来るようになれば、社内でもVBAを活かした活躍も出来るようになります。
5・外部アプリと連携する
上記で本格的ツールの作成も無事完了させることが出来たら、次は外部のアプリと連携したツール作成を行います。Webから情報を自動的に収集しレポート作成をするツールや、エクセル一覧データからメールの一括送信を行うツールなどがあります。外部アプリとの連携も上手く出来るようになれば、様々なシステムを作成する事も可能になりますので、VBAを学び始めたらぜひここまで極めていきましょう。
VBAを使用するための手順
エクセルの使用は業務上良くやるけど、VBAは使ったことが無いから分からないという方も少なくはありません。そこで、ここではVBAを使用するための正しい手順についてご紹介致します。IT知識がない、パソコンに詳しくないという方であっても、この手順通りに進めていけば問題なくVBAの使用を始めることが出来ますので、実際に試してみるといいでしょう。
手順その1・VBAを起動させる
まずはエクセル上でVBAを起動させます。ですが、エクセルをインストールしたそのままの状態ではVBAは開けません。開発タブが非表示のままになっているので、「ファイルタブ」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」を選択します。
そこでメインタブにある「開発」にチェックすると、開発タブが表示されるようになります。開発タブが表示されたら、そこから「Visual Basic」を選びます。これでVBAの起動は完了です。
手順その2・標準モジュールの追加
VBAの起動が出来ても、特別な変化というものはありません。起動したらまずはプログラムの入力を行うためのウィンドウを開く必要があります。コードウィンドウは挿入タブから「標準モジュール」の選択で可能です。ウィンドウはこれだけで開くことが可能なため簡単に行うことが出来ます。
手順その3・マクロ作成
次に、実際にコードウィンドウにプログラムを入力していきます。ここで学んだ知識やスキルが役立ちます。変数、演算子、ユーザーフォームの使用方法など学ぶべきことは様々あります。先ほどもお話ししましたが、いきなり複雑なものではなくまずは簡単なコードから実践してみるといいでしょう。
手順その4・作成したシステムの実行
記述が完了したら実際にシステムを動かしてみます。実行は再生ボタンのようなものをクリックするか、「実行タブ」→「ユーザーフォームの実行」で動かすことが出来ます。もしコードに誤りがある場合、エラーが出て途中でシステムが止まる、思うような結果が得られないという事が起こります。逆の誤りがなければVBAは正常に作動し結果が出力されます。
VBAをうまく使いこなすためには、何度も失敗と成功を繰り返し、根気よく作成していく事が一番です。VBAに慣れるためには何度もVBAを作成する以外にありません。失敗を重ねつつスキルを向上させていけるようにしていく事が大切です。
VBAの活用例
ここまで、VBAのメリットや具体的な作成の手順について解説いたしました。次に、実際にVBAはどのように活用されているのかといった事例をご紹介致します。「自社でVBAはどうやって活用すべきか」「企業としてどのように活かせばいいのか」と悩んでいる方は、ぜひここで紹介する事例を参考にし、業務の効率化を促進させていきましょう。
清掃員割り振りシステム
まずご紹介するのは、「清掃員の割り振りシステム」です。ホテルなどで、客室清掃がチェックインの時間より遅れてしまうというのは大きな信用問題につながってしまいます。こうしたトラブルを防ぐために活用されているのがこのシステムです。
清掃が遅れてしまうという大きな要因の1つに、清掃するための導線やスキルなど様々な条件を加味して振り分けを行う管理者が、全体の把握が出来ていないという事があります。VBAの活用により、以下のようなことが可能となりました。
- ホテルの導線を考えた効率的な配置
- 清掃員のレベルやスキル分け
- マスターデータは各シートにより管理
- エクセル単体での動作
- ワンクリックによる自動振り分け
VBAのシステムを活用する事により、まず初めに自動での振り分けを行った後に日つよな箇所だけ手動で修正するという体制をとったところ、大幅な時間の短縮になり余裕を持った清掃が出来るようになりました。
売り上げの販売台帳への転記作業
営業職、購買業務であれば、データベースの管理は必須と言えます。こうしたデータベースでエクセルを利用している企業は非常に多くあるでしょう。そうなると、データをため込んでいくため必然的にデータの移行という作業をしなければいけません。
こうした際にもVBAが非常に役立ちます。手動で行う場合、コピペするだけではなくデータの加工を施したり複数ファイルから1つにまとめるなどしなければいけませんが、VBAを取り入れればこうした作業を全て自動化し、一瞬で業務を完了させることが可能となります。
勤怠表での活用
VBAは主に勤怠表で活用されているという事が多くあります。時間の計算、残業時間の集計などは、自動で処理が可能となるため、必要最低限の部分だけを手書きにすることで作成を終わらせることが出来ます。VBAが取り入れられている勤怠表に、前もって決められている箇所に該当月の入力をすると、自動で日付が表示されます。
日々の入力を出勤と退勤時間のみしておけば、VBAが出勤日数、出勤時間、残業時間の全てを自動で計算する事が出来るようになります。計算ミスなどもなくなり効率的な業務を行うことが可能となるでしょう。
VBAに関する求人
VBAはそれだけで絶対的スキルとして活用できるものではありません。プログラミング言語としてはWeb系の言語の方が圧倒的に需要が高く、大きな強みとしては少し印象に欠けてしまうという事もあるでしょう。
しかし、当然VBAを必要としている企業もあります。先ほどもお話ししたように、正社員としてVBAを活かせるかどうかは企業により異なりますが、派遣社員として入社し、VBAのスキルを認められ社員となった方も多くいます。契約形態にこだわらなければVBAの知識を活かせる職業は多くあるため、学んだことを活かし活躍できる絶好のチャンスは多く転がっているでしょう。
また、VBAは副業にも役立てることが出来ます。クラウドソーシングサイトなどで検索すると、数多くのVBA完全依頼案件があります。こうした案件をこなし実践を積んでいけば、自然にスキルも上がっていくでしょう。このように、VBAの求人は大きな可能性を秘めています。
「VBAのみでプログラマーになる！」などの極端な場合は非常に難しくはなりますが、プログラミングスキルや業務改善策の提示などを行えるというのは大きな武器となりますので、VBAを活かした活躍をぜひ行える職場を見つけていきましょう。
VBAの将来性とは
まず、VBAはエクセルの拡張機能ですので、このエクセルそのものが廃れない限りは長く継続して活用する事が可能となるでしょう。しかし、これからプログラミングを本格的に学ぼうとする方の中に、「VBAを学ぶ」という選択をする方は少ないのが現状です。どうしてもWeb系のプログラミング言語の方が需要も高く、プログラマーとして活躍したいというのであれば、VBAは見向きもされないでしょう。
実際、オンラインの台頭でもあるRPAなどのライバルに出現は、VBAには逆風ともいえる現象です。こうした問題は実際にありますが、しかし、エクセルが市場優位性が高いことに変わりはありません。今後数十年、数百年と言った長い期間で見れば変化は必ず起こりますが、急にエクセルの今の優位的な立場が脅かされるという事はないでしょう。
もちろん、エクセルがあればVBAも大いに活用する事が出来ます。業務の効率化を図り作業を短縮化する事で様々な効果をもたらすVBAは、業種や部署に関係なく、エクセルを利用しているのであれば大いに有効活用する事が出来ます。今はまだVBAを使用していないという場合、今からでも遅くはありません。十分業務改善を行うことが出来ますので、ぜひ取り入れていくといいでしょう。
まとめ
VBAを活用して仕事をスピーディに進めることによって、自身のスキルを向上させることも出来、さらに業務時間を短縮する事でプライベートの充実も図ることが可能になります。
プライベートが充実すると、自然に仕事への活力を溢れ、結果として企業全体の士気を高める事にも繋がるでしょう。また、人力ではなく自動化による作業なのでミスを減らすことも出来るため、会社の信頼性も高まります。
- VBやVBEとの意味の違い
- VBAに関する情報を基礎からしっかり学び実践を繰り返す
- 正確な手順を踏みVBAを作成し業務改善を図る
本記事では、上記のようにVBAに対する大切な情報をそれぞれを詳しくお伝えいたしました。ぜひ本記事の内容をしっかりと理解し、業務の効率化、システム化の促進、作業時間の短縮など、VBAによりもたらされる様々なメリットを体験してみて下さい。
