販売管理システムという言葉は聞いたことがあっても、詳しく分からない方も多いのではないでしょうか。販売に関わるすべての業務を威厳管理し、業務の効率化を果たすことができるという販売管理システム。この記事では、販売管理システムのメリットや導入方法などについても徹底解説していきます。
販売管理システムとは？
販売管理システムとは、販売に関する全ての業務を一元管理するシステムで、在庫管理や販売管理、購買管理といった機能も搭載されています。販売と簡単にいいますが、商品の受注から入荷、販売や入金に至るまでさまざまな業務があり、それらに多くの時間と時と出が必要になります。それらの業務を一元化することで、業務の効率化をすることができるのがこの販売管理システムです。
販売管理とは？
販売管理とは、商品が販売されるまでの全てのプロセスを管理することをいいます。例えば、商品の受注や出荷、仕入れや在庫管理などの商品管理業務から、商品の見積もりや売り上げ、入金や支払いといったお金の管理業務などをまとめたものを販売管理といいます。
他にも製造業や加工業になると、生産管理なども販売管理に含まれます。
販売管理システムの機能
販売管理システムには「在庫管理機能」「販売管理機能」「購買管理機能」の機能が備わっており、これらの機能により業務の効率化や人為的ミスの軽減などを実現できます。ここからは販売管理システムの3つの機能について解説していきます。
在庫管理機能
在庫管理機能は、出荷状況や在庫状況を管理することができます。出荷状況については出荷の指示や出荷したどうかの確認、またそれに伴う在庫量の管理なども行われるので、在庫が過不足になることを防ぐことができます。この機能によって、正確でスピーディーな出荷や商品の安全性も保つことができます。
販売管理機能
販売管理機能は、お金に関する管理を行う機能です。例えば売上管理や見積もり、請求管理や受注管理などがあげられます。これらの管理は従来であれば手作業で行い、二重三重の確認をしなければいけないため、そのたびに同じような手間がかかっていました。しかしこの機能により、見積もりから請求書の発行・代金の回収までを一元管理できるため、業務の効率化を果たすことができ、修正作業や確認作業といった手間も省略することができます。
購買管理機能
購買管理機能は、商品の仕入れに関する機能になります。各商品の仕入れ日や個数、その仕入れにかかった費用などを全て管理することができます。これにより、無駄な仕入れがなくなり、例えば在庫管理機能や販売管理機能と連携することで、人気商品も把握することができるので、経営効率の向上にもつながります。
販売管理システムのメリット
ここからは販売管理システムを導入することで得られるメリットについて解説していきます。
業務精度の向上とミスの現象
これまでの販売管理は、多くの業務が人の手によって行われていました。それにより記入ミスや在庫の管理ミスなどがあり、社内のミスだけにとどまらず、違う商品をお客様に届けてしまう、商品の到着が遅れるなどのミスも多く、お客様からのクレームをいただくようなトラブルも多く見られました。
しかし販売管理システムを導入することで、全ての業務を一元化でき、さらにほとんどの業務が手作業からコンピューターでの自動管理になります。そのため人為的ミスが極端に減少し、それまで行っていた作業を行う必要がなくなるので、その分の時間を他の業務に充てることができるため、作業の効率化や生産性の向上にもつながります。
また部署の変更や責任者の異動などがあっても、販売管理システムに基づいて作業を行うとよいので、作業に質を落とすことなく、引継ぎなどもスムーズに行うことができます。
負担軽減と効率化
次にあげられるのが従業員の負担の軽減です。これまでも説明してきたように、販売管理には商品や受注、売り上げや在庫数管理、お客様には商品の出荷や請求書の発行など多くの業務があります。これらの業務を一元化できればもちろん従業員の負担は軽減されます。
例えば商品名や商品番号を登録しておけばボタン一つでその商品を呼び出すことができ、お客様に送る請求書もボタン一つで発行することができます。また在庫管理についても、消費された商品や部品などは自動で個数が減少し、不足しているものは色付けで教えてくれたりするので、こちらも足りない商品や部品はボタン一つで発注が可能になります。
また商品の発送については、完了した段階でボタンをクリックすれば発送完了となり、到着美などの詳細も掲示してくれます。これらを個人ではなく、全ての従業員で共有できるのが販売管理システムであり、これにより従業員の負担を軽減するとともに、作業の効率化も図ることができるわけです。
データの有効活用
多くの機能がある中で、店舗や企業のマーケティングに役立てることができるデータを管理できるのも販売管理システムのメリットです。例えば売上や売れ行き商品なども全て管理されるので、それらのデータをもとに営業戦略を立てることができます。これまでは手作業で紙面やエクセルなどを使用しデータを出していたため、分析したい項目を探し出すためにかなりの時間を要していましたが、販売管理システムでは知りたい情報がすぐに知ることができるため、迅速で正確な情報を手に入れることができます。
またこのシステムにより、多くの店舗を展開していたとしてもリアルタイムで各店舗の売上状況を知ることができるため、客層や販売された商品数といった顧客データも知ることができます。それによりどの商品を多く仕入れるべきか、どの商品の在庫を持っておいた方がいいかなど、事前に予測することができるので、効果的なマーケティングや人材配置を行うことも可能になります。
販売管理システムのデメリット
多くのメリットをもたらしてくれる販売管理システムですが、もちろんデメリットも生じてきます。
導入コストがかかる
これはどのようなことにもいえることですが、何かを行うときにはコストがかかります。それは販売管理システムについても同じです。販売管理システムにもさまざまなタイプがあるので、それによりコストは変わってきます。最小限のコストに抑えるために、自社に必要な機能が搭載されてる販売管理システムを導入するのが好ましいでしょう。
とはいえコストに見合うだけのメリット部分があれば、それもあまり気になることはないでしょう。また必要な機能が出てきた場合、追加することもできるのでそのあたりも考慮して導入することをおすすめします。
使いこなすまでに時間がかかる
販売管理システムは、実際に現場で働くスタッフが使いこなす必要があるため、操作方法を覚える必要があります。そのため複雑な構造のシステムだと使いこなすのに時間がかかってしまうケースがあります。もしそのあたりの時間を無くしたい場合は、操作性に優れた販売管理システムを導入するとよいでしょう。
販売管理システムを選ぶ際のポイント
販売管理システムにはさまざまな種類があるため、自社に合った販売管理システムを導入することが非常に大事になります。インターネット安協があればどこでも利用可能なクラウド型や拡張性に特徴を持っているオンプレミス型、低コストで導入することができるスクラッチ型やパッケージ型など、どのタイプの販売管理システムを導入するかによっては何パターンもの組み合わせが出来上がります。
また販売管理システムのタイプだけではなく、用途にも特徴があり、ある業種に特化しているものもあれば全ての業種に対応しているものもありますし、大手企業が導入するような全ての機能が備わっている高価なものもあれば、家電店で購入できる安価なものもあります。
そのように多くの販売管理システムがある中で、自社に合ったものを見つけるのは、特に初めて導入を考えている企業は苦慮されるかもしれません。すべて見合ったものを見つけるのは難しいかもしれませんが、抑えておきたいポイントの基本はいくつかあるのでご紹介しておきます。
・導入コストは想定内かどうか
・柔軟にカスタマイズできるかどうか
・搭載機能が自社にマッチしているかどうか
・導入後のサポートがあるかどうか
・使いやすいかどうか
・業種に特化しているシステムかどうか
・他のシステムと連携するさせることができるかどうか
・導入形態が自社に合っているかどうか
・企業規模に合ったシステムかどうか
他にもありますが、基本的なポイントはこのようになります。コストも安くたくさんの機能が搭載されとても使いやすくカスタマイズも自由自在というような販売管理システムはなかなかないでしょう。自社の中で最重要とするポイントはどれかを優先順位をつけ、販売管理システムを選んでいくことが大事になるでしょう。
販売管理システムの導入方法
販売管理システムには、「クラウド型」「パッケージ型」などいくつかの導入方法があります。販売管理は会社の根幹の部分になります。そのため導入理由をしっかり決めて導入することが大事になるでしょう。そのうえで現場での使いやすさなども踏まえ決めることをおすすめします。
販売管理システムの導入方法としては、システムに詳しい人間がいれば独自に購入して設置することもできますが、多くは販売管理システムを提供している企業と契約をして導入しています。販売管理システムのタイプによって運用出来るまでの時間が変わってきますので、導入前に把握しておくようにしましょう。
おすすめの販売管理システム
販売管理システムについて説明してきましたが、ここからはおすすめの販売管理システムをご紹介していきたいと思います。それぞれ特徴があるので、自社に合った販売管理システムを導入するようにしてください。今回はタイプ別にご紹介していきますので是非参考にしてください。
複数の業種に対応した販売管理システム
楽商
株式会社日本システムテクノロジーが提供する楽商は、16の業種に対応した中小・中型規模に対応した販売管理システムです。販売管理に必要とされる「在庫管理機能」「販売管理機能」「購買管理機能」全てを搭載し、「帳票発行機能」も搭載されているので、請求書や納品書などの管理も一括で行うことができます。
また追加料金でロット管理や輸入処理機能もオプションで追加することが可能になっているため、必要に合わせて導入することができます。効率の良さと正確でスピーディーな販売管理が特徴の販売管理システムとなっています。
アラジンオフィス
株式会社アイルが提供しているアラジンオフィスは、小売業や製造加工業、アパレル業やファッション業などのあらゆる業種に特化した販売管理システムで、導入実績は5,000社を超えています。
株式会社アイルでは、システム導入を希望する企業に対し、あらかじめヒアリングを行い、導入前のコンサルてぃんぐからはじまり、導入後の取扱いの教育や運用支援、管理システムのメンテナンスやトラブル時のサポートまで全て行ってくれるので、知識が乏しくても安心して導入できます。
GEN
GEN株式会社が提供しているGENは、クラウド型を採用した中小企業向けの販売管理システムでとなっています。さまざまな機能が備わっており、販売管理はもちろん顧客管理や在庫管理、生産管理など多くの機能を利用することができます。
GENが7つの業種に対応しており「アパレル」「化粧品・食品製造業」「ITサービス業」「コンサルティング業・クリエイティブ業」「製造業」「商社」「メーカー」といった業種に対応した機能を搭載したシステムを提供しています。またカスタマイズ性にも優れているため、必要な機能を増やすことも自社で簡単に行うことができるのが特徴です。これらのコストも他と比べて安価に済むので、コストの制限が決まっている企業にはおすすめの販売管理システムといえます。
汎用型の販売管理システム
SMILE V Air 販売
株式会社大塚商会が提供しているSMILE V Air 販売は、柔軟性が高く拡張性がある販売管理システムで、売上管理から在庫管理、購買管理までを行い業務の効率化を行うことができるシステムとなっています。
伝票や商品登録に独自の項目を追加したり、オリジナルの帳簿を作成できるなど、企業に合わせて変更できる柔軟性を持ち合わせたシステムとなっており、CSVデータによりデータの移行も対応できるので、もしシステムを変更した時でも安心です。また業務予定機能や入力補助機能といった、業務の効率化を達成するための機能が多く備わっています。さらに、クラウド型を採用しているので、タブレットやスマートフォンからも操作できるので、社内からではなく外出先からでも操作することができるのもメリットの一つです。
楽楽販売
株式会社ラクスが提供している楽楽販売は、プログラミング知識がなくても利用できるクラウド型を採用した販売管理システムで、2,500社以上の導入実績を誇っています。受注管理や顧客管理、発注管理など幅広い管理を行ってくれるシステムです。
それぞれの業種に対応するフランチャイズ管理やサブスクリプション管理などもオプションで対応しているため、企業のニーズに合わせたシステムの構築ができるのが特徴といえます。また受注があったときには、各部署へ一斉メールでその情報を伝えるので、伝達ミスが起こりにくく、案件を見える化し経営効率を向上させるなど、柔軟性が高く機能が豊富な販売管理システムといえます。
Exequint
株式会社株式会社センチュリーシステムズが提供するExequintは、製造業や卸売業で多く導入されている販売管理システムです。販売管理に関する基本的な機能はすべて搭載されており、それぞれの企業に合わせたカスタマイズも可能になっています。
自社に合ったシステムを導入することができれば、業務の効率化はもちろん、全てのデータをグラフや表で見ることができるので、経営戦略もたてやすくデータ分析機能を活用することで、迅速な経営判断が可能となります。
SKit FLEXi
株式会社NTTデータセキスイシステムズが提供しているSKit FLEXiは、積水化学グループが多方面で培ったノウハウを集約して作り上げたクラウド型の販売管理システムとなっており、情報分析機能・在庫管理機能・販売管理機能などに対応しています。
販売管理個別受注や受注発注連動などさまざまな機能が搭載されており、製造業やサービス業、卸売業や小売業といった業種に多く導入されています。また他と違う特徴として、自社でシステムを運用するのではなく、全て委託することも可能なため、人員不足やこのようなシステムに疎い場合など、委託を選択することも可能になります。
小規模な事業所向けの販売管理システム
board
ヴェルク株式会社が提供するboardは、在庫を持たない企業をターゲットにした販売管理システムとなっており、従業員が小規模であったりフリーランスといった中小規模の事業所向けになっています。
月額3,980円から始めることができ、販売管理に関する業務を行っている経営者自身が作り上げたシステムなため、経営者の視点からシステムが構築されています。例えば業務の最適化はもちろんですが、経営戦略を練るためのデータの収集を目的とした機能が備わっており、各業務のデータを収集することで、その後の経営に最大限活かせる仕組みを作り上げています。
DeskAssist
東芝テック株式会社が提供するDeskAssistは、フリーランスから小規模の従業員で経営している小企業向けの販売管理システムです。
「発注管理」「見積管理」「商品在庫管理」「受注管理」「仕入買掛管理」「売上請求管理」の中から、自社に必要な機能だけを実装することができるので、安いコストで導入することが可能になります。また現在使用している伝票や見積書、発注書などにあわせてプログラミングできるので、PC機器が苦手でも簡単に操作することができるのが特徴です。
特定の業種に対応した販売管理システム
WorkVision販売管理
株式会社WorkVisionが提供するWorkVision販売管理は、40年以上の実績を活かしたクラウド型販売管理システムとなっており、卸売業と製造業に特化したシステムとなっています。
サーバーでの管理が不要なため、初期費用や手間がかからないのが特徴で、予約在庫や在庫管理などロケーション別に管理することで、在庫の適正化を実現することができます。またリアルタイムで取引状況を確認できるため、経営の効率化も達成することが可能になります。
クラウドERP ZAC
株式会社オロが提供するクラウドERP ZACは、広告業やIT業、コンサルティング業やシステム業など、大手企業や新興企業といった約800以上に導入実績があるクラウド型の販売管理システムです。
販売管理はもちろん、勤怠管理や在庫管理といったなかから、必要な機能だけを利用することができるため、初期導入コストを安く抑えることができるのが特徴です。また業務効率アップにつながる「売上集計機能」「受注確度管理機能」「ワークフロー機能」「案件管理機能」など多くの機能が搭載されています。
TRADING
株式会社サンプランソフトは創業して20年以上、貿易システムに特化した開発を行っており、その会社が提供するTRADINGは、これまで培ったノウハウを活かして作られた貿易に特化した販売管理システムとなっています。
貿易にとって重要な通貨の変更や、必要な書類を英文に変換するなどの機能を備えており、機能を追加しなくても、輸出入や在庫管理といった貿易に関する機能が備わっているため、余分なコストを費やさなくても利用することができます。また外部のシステムと連動することも可能で、導入後のサポートも充実しているので安心して利用することができます。
懐刀
株式会社三友が提供している懐刀は、食品業界に特化した販売管理システムとなっており、食品業界ならではの管理があるのが特徴です。例えば「商品特売管理」「ロット別の在庫管理」など、スーパーなどではおなじみの管理を行えます。
また商品の賞味期限などを管理できるロケーション別在庫管理や、商品ごとに使用量を確認できるレシピ管理といった機能も充実しているため、さまざまな角度から自社商品の状況を確認することができます。
ApaRevo
株式会社大塚商会が提供するApaRevoは、アパレル業界に特化した販売管理システムとなっており、アパレル業の基本となる「不良在庫の抑制」や「人気商品の在庫確保」といった在庫管理機能を備えています。
POSシステムとの連携によって、自店舗だけでなくフランチャイズ店の在庫数なども把握することができ、商品・倉庫別にどれだけの在庫を抱えているかも把握することができます。またリアルタイムに正確な売上も把握することができ、それらのデータを活用することで経営戦略を練ることも可能になります。
販売管理システム導入前の注意点
販売管理システムの導入前に注意しておく内容を確認しておきましょう。事前に準備しておくことで、実際にシステムを導入した時に役立ちます。
費用対効果について
販売管理システムは、企業の事業内容や規模によって費用対効果が変わってきます。システムの導入にはコストがかかり、導入後についても運用コストがかかります。これらを踏まえたうえで、販売管理システムを導入することでどのくらいの費用対効果が見込まれるのか、どれほどの期間で効果が表れてくるのかなどを見極めることが大事になります。もし費用対効果が見込めないのであれば、導入は避けた方がいいでしょう。
組織体制を整備しておく
もし多くの部署がある場合は、それらの部署同士を連携させるための販売管理システムを導入することになります。そのため事前に企業全体に管理方法や操作方法などを周知させておかなければいけません。その際に、各部署ごとの要望なども取りまとめておくことも大事です。
また万が一のトラブルにも備えるために、部署ごとに瀬金車を据えておくのもいいでしょう。ある程度知識をもった人間や経営トップなどが責任者になることで、従業員のシステム活用も進んでいくことになるでしょう。
販売管理システムの導入事例
それでは最後に、販売管理システムの導入事例を企業別にみていきたいと思います。販売管理システムの導入により、どのような効果が表れたのか、自社への導入を想像しながらご覧いただけたらと思います。
株式会社ANAP(アパレル業)
アパレルショップとして店舗運営だけでなくEC事業を中心とした事業で、業績を確実に上げているのがANAPです。2011年に販売管理システムを導入して以来、業務の効率化・在庫の適正化を行うことにより、大幅な利益の向上を果たすことができました。
課題
・SKU管理の徹底
・店舗とECサイトの在庫―元化
・実店舗とECサイトを利用している顧客情報の連携
成果
・EC事業発展し上場達成
・余剰在庫がなくなり、ECサイトの利益が大幅に向上
・連携が取れたことで購入履歴を一括で管理でき、店舗のみ・ECサイトのみ・両方の利用というように、一人一人の顧客管理が可能になった。
最終的にはこの10年間で売上は160％増を達成し、今後はこのシステムを利用しCRMの更なる強化を目指しているということです。
ヤマト株式会社(製造業)
ヤマト株式会社は、高性能な文具事務用品製造で知られており「ヤマトのり」は100年以上続く超ロングヒット商品となっています。学校やオフィスなどで使われる文具や、工業用品までさまざまな商品を提供しています。
課題
・大量の商品や小売店・通販など複数の販売チャネルをもっているため、商品単価の設定や管理に手間がかかる
・得意先に送る請求書や納品書などをカスタマイズしなければいけない
・販売実績データの集計やデータ化に時間を要する
成果
・単価設定機能によって商品や得意先ごとの単価設定や管理が効率化された
・レポート作成機能により自由に書式を変更できるため、得意先に対し迅速な対応が可能になった
・データ抽出機能によって、さまざまなデータを迅速で簡単に抽出できるようになった
ハウスホールドジャパン株式会社(卸売業)
ハウスホールドジャパン株式会社は、ポリ袋やゴミ袋といった日用品を中心に販売を行っている企業です。近年は顧客のニーズに合わせた500種類もの特殊な袋などの製造も行っています。
課題
・自社で扱っている特有の業務ニーズに対応できない
・従来のシステムが業務拡大に追いつかず、手作業で行うことが増え効率が悪い
・複数の拠点でシステムを統制できる仕組みを作りたい
成果
・必要最低限の人員で効果的な業務が可能になった
・業務拡大に合わせたカスタマイズが可能になった
・内部統制機能を活用し、本社から離れた事業所でも効率よく業務が可能になった
島村楽器株式会社(小売業)
島村楽器株式会社は、設立当時より楽器販売や音楽教室の運営などを中心とした事業を展開しており、現在は130店舗以上の店舗を全国で運営しています。音楽にまつわるオリジナル商品やイベントなどを行い、音楽の素晴らしさを発信し続けている企業です。
課題
・オペレーションが複雑なため、従業員に対する操作教育に時間がかかり過ぎている
・システムごとに問い合わせが異なるため、相手側とのやり取りに相当な時間を有していた
・システムを管理していた担当者が変わることで、それまでのやり取りが分からなくなってしまいトラブルのもとになっていた
成果
・複雑な機能を取っ払い、簡単なオペレーションになっているので教育に時間をとらなくなった
・ワンストップサービスという機能により、スムーズなやり取りが実現した
・過去の取引データを全てのスタッフで共有でき、管理されてるのでトラブルがなくなった
カネキタ株式会社(製造業)
カネキタ株式会社は、精密機械加工や半導体産業に高い評価を得ている企業で、ブリッジブレーカー・ラットホールブレーカーの製造・販売を行っています。
課題
・新しい工場を設立するための予算を確保できない
・システムを運用するための人員の確保が困難
・今後の事業拡大にともない、拡張性ができないことが不安
成果
・拡張が簡単に行えるようになったため、必要最低限の機能でスタートできた
・サーバーの設置が不要なため、人員も必要最低限に済むようになった
・業務に合わせてカスタマイズが可能になった
まとめ
この記事では、販売管理システムについて解説してきましたがいかがでしたでしょうか。業務の効率化には欠かすことができない販売管理システム。それ以外にも多くのメリットをもたらしてくれることがお分かりいただけたのではないかと思います。
最近は少しずつ導入が進んでいる販売管理システムですが、まだまだ導入率は低いといえます。これまで導入を考えたことはあっても、足を踏み出すことができなかった企業もあるのではないでしょうか。
他の競合他社と差をつけるためにも、販売管理システムは大きな役割を果たすとともに、IT化は今後の自社の成長にも欠かすことができないシステムとなることは間違いありません。是非この記事を参考に、皆さんの企業でも販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
