「Access業務システムって便利そうだけど、本当に作れるの？費用はいくらかかるの？」
そんな疑問をお持ちの中小企業経営者や担当者の方へ。
この記事では、Access業務システム構築に必要な7つのステップを具体的に解説します。
さらに、開発費用を抑えるポイントや、外注する際の注意点なども詳しく解説します。
業務効率化による残業時間の削減、人為的ミスの撲滅、顧客満足度の向上など、Access業務システムがもたらすメリットは計り知れません。
この記事で、あなたのビジネスを次のステージへと導くAccess業務システム構築を始めましょう。
この記事を読んでほしい人
- 複雑な業務プロセスに頭を悩ませ、効率化を模索している中小企業の経営者や担当者の方
- 既存の業務システムが高額で導入を諦めていた方、または使いにくさに不満を感じている方
- 社内のデータを活用して、より良い意思決定をしたいと考えている方
この記事でわかること
- Access業務システムを導入するメリットと、具体的な業務への活用事例
- Access業務システム開発の流れと、費用を抑えるポイント
- 開発を外注する際の注意点や、最新の開発トレンド
なぜAccessを選ぶのか？その3つの魅力とは
業務システム構築の手段としてAccessを選ぶ理由は、主に以下の3つです。
- 低コスト&短期間開発
- シンプルで扱いやすい
- 業務効率化&コスト削減
Accessは、Microsoft Office製品の一つで、データベース管理システム（DBMS）として広く利用されています。
低コスト&短期間開発
他の開発ツールと比べて導入・開発コストが安く、短期間でシステムを構築できます。
特に中小企業にとっては、コストを抑えつつスピーディーにシステムを導入できる点が大きな魅力です。
シンプルで扱いやすい
専門的な知識がなくても、視覚的な操作でデータベースを構築できます。
プログラミングに不慣れな方でも、比較的簡単にシステムを作れるので安心です。
業務効率化&コスト削減
Accessで構築したシステムは、業務の効率化やコスト削減に大きく貢献します。
業務プロセスを自動化したり、データを一元管理したりすることで、時間とコストを節約可能です。
Accessの特徴｜業務システム開発に最適な4つの理由
Accessが業務システム開発に適している理由は、以下の特徴にあります。
- 直感的な操作性
- 豊富なテンプレート
- 柔軟なカスタマイズ性
- Excelとの連携
それぞれの特徴を掘り下げてみていきましょう。
直感的な操作性
GUI（グラフィカルユーザーインターフェース）を採用しており、視覚的に操作できるため、プログラミングの知識がなくても比較的簡単にデータベースを構築できます。
ドラッグ&ドロップなどの操作で、テーブル、クエリ、フォーム、レポートなどのデータベースオブジェクトを作成可能です。
豊富なテンプレート
顧客管理、在庫管理、販売管理など、さまざまな業務システムのテンプレートが用意されており、開発期間を短縮できます。
これらのテンプレートをベースにカスタマイズすることで、独自の業務システムを効率的に構築可能です。
柔軟なカスタマイズ性
VBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語を使用して、機能を自由にカスタマイズできます。
標準機能では対応できない複雑な処理や、独自の業務フローに合わせたシステムを構築可能です。
Excelとの連携
Excelで作成したデータをAccessにインポートしたり、Accessで作成したレポートをExcelに出力したりできます。Excelに慣れている方にとっては、操作方法を大きく変えることなくAccessを活用できます。
Accessでどんな業務システムが作れる？具体的な例を紹介
ここでは、Accessで作れる代表的な業務システムの例をいくつか紹介します。
- 顧客管理システム
- 在庫管理システム
- 販売管理システム
- 人事管理システム
Accessは、実にさまざまな業務システムの構築に活用でき、ここで紹介する以外にも、設備管理システム、プロジェクト管理システム、文書管理システムなど、多岐にわたるシステムを構築できます。
Accessは汎用性の高いデータベース管理システムであるため、業種や業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。
顧客管理システム
顧客情報（氏名、住所、連絡先など）や取引履歴を一元管理し、検索や顧客リストの作成、DM発送などを可能にします。
営業活動の効率化や顧客満足度の向上に役立ちます。
在庫管理システム
商品の入庫、出庫、在庫状況を管理し、在庫切れの防止や発注業務の効率化を図ります。
リアルタイムな在庫状況を把握することで、適切な在庫管理を実現し、機会損失を最小限に抑えることが可能です。
販売管理システム
受注、売上、請求を管理し、売上分析や請求書発行などを自動化します。
販売データを詳細に分析することで、販売戦略の立案や改善に役立ちます。
人事管理システム
従業員情報（氏名、住所、連絡先、入社日、所属部署など）や給与情報を管理し、勤怠管理や給与計算などを自動化します。
人事管理業務の効率化やコンプライアンスの強化に貢献します。
Access業務システム開発の7つのステップ
Accessで業務システムを開発するステップは以下の7つです。
- 要件定義：システムの目的、機能、必要なデータなどを明確にする
- データベース設計：テーブル、フィールド、リレーションシップなどを設計する
- データ入力：必要なデータをデータベースに入力する
- フォーム作成：データの入力や編集を行うためのフォームを作成する
- レポート作成：データにもとづいたレポートやグラフを作成する
- テスト：システムの動作を確認し、問題があれば修正する
- 運用・保守：システムを運用し、必要に応じてメンテナンスを行う
Access業務システム開発を外注するメリット
この章では、Access業務システム開発を外注するメリットを解説します。
- 開発コストの削減
- 開発期間の短縮
- 専門知識の活用
- 運用・保守のサポート
Access業務システムの開発は、専門の知識やスキルが必要となるため、外注を検討する企業も多い傾向にあります。
開発コストの削減
Accessは、他の開発ツールと比較して、ライセンス費用や開発費用が安価です。
さらに、ベトナムなどのオフショア開発を活用することで、開発コストを大幅に削減できます。
開発期間の短縮
Accessは、GUIベースの開発ツールであるため、開発期間を短縮できます。
また、豊富なテンプレートを活用することで、さらに開発期間を短縮できます。
専門知識の活用
Access業務システム開発の外注先には、Accessの専門知識や開発経験が豊富なエンジニアが在籍しています。
これらの専門知識を活用することで、高品質なシステムを構築可能です。
運用・保守のサポート
Access業務システム開発の外注先によっては、システムの運用・保守サポートを提供している場合があります。
これにより、システムの安定稼働を維持できます。
Access業務システム開発の費用相場
Access業務システム開発の費用は、システムの規模や機能、開発期間などによって異なります。
一般的には、数十万円から数百万円程度が相場だといわれています。
開発費用を抑えるポイント
Access業務システム開発の費用を抑えるためには、以下のポイントを考慮することが重要です。
- 要件定義を明確にする：開発前に要件定義を明確にすることで、開発範囲を明確にし、不要な機能の開発を避けることができる
- テンプレートを活用する：Accessには、さまざまなテンプレートが用意され、これらのテンプレートを活用することで、開発期間を短縮し、費用を抑えることができる
- オフショア開発を活用する：ベトナムなどのオフショア開発を活用することで、人件費を抑え、開発費用を削減することができる
- ラボ型契約を活用する：一定期間、専属のエンジニアチームを確保する契約形態により、ラボ型契約により、柔軟な開発体制を構築でき、プロジェクトの進捗状況に合わせてリソースを調整できる
開発における注意点｜3つのポイントを押さえよう
Accessで業務システムを開発する際には、以下の3つの点に注意が必要です。
- データベース設計
- セキュリティ対策
- バックアップと復旧
それぞれのポイントを押さえて、Accessでの開発を成功させましょう。
データベース設計
システムの使い勝手やパフォーマンスを左右する重要な要素です。
データの正規化、インデックスの作成、リレーションシップの定義などを適切に行う必要があります。
セキュリティ対策
ユーザーレベルのセキュリティやデータベースの暗号化などの機能に加え、アクセス権限の設定やパスワード管理も徹底する必要があります。
特に個人情報や機密情報を扱う場合は、セキュリティ対策は必須です。
バックアップと復旧
データ損失を防ぐために、定期的なバックアップが必要です。
また、万が一データが損失した場合でも復旧できるように、復旧手順を事前に確認しておくことも大切です。
Access業務システム開発の最新トレンド
Access業務システム開発の最新トレンドとして、以下の点が挙げられます。
- クラウド化
- モバイル対応
- AI連携
トレンドを押さえて使いやすいAccess業務システムを開発しましょう。
クラウド化
Access業務システムをクラウド化する動きが加速しています。
クラウド化することで、どこからでもシステムにアクセスできるようになり、利便性が向上します。
また、サーバーの管理やメンテナンスが不要になるため、運用コストを削減可能です。
モバイル対応
スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスからAccess業務システムにアクセスできるようにする動きも広がっています。
これにより、外出先でもシステムを利用できるようになり、業務効率が向上します。
AI連携
Access業務システムにAI（人工知能）を連携させることで、データ分析や自動化などの機能を強化することができます。
たとえば、AIを活用して、顧客の購買傾向を分析したり、在庫状況を予測したりすることが可能です。
Access業務システム開発に関するQ&A
ここからは、MattockのシニアコンサルタントがAccess業務システム開発に関するよくある質問に回答していきます。
- Q1. Accessがダメな理由は何ですか？
- Q2. Microsoft Accessの欠点は何ですか？
- Q3. Access開発の相場はいくらですか？
- Q4. Accessでデータベースを作成する方法は？
Access業務システム開発について少しでも疑問を解消しておきましょう。
Q1. Accessがダメな理由は何ですか？
Accessは小規模な業務システム開発に向いており、手軽にデータベースを構築できるメリットがあります。
ただし、同時利用者数やデータ量の増加に対応しづらく、大規模なシステムには不向きです。
また、セキュリティ面や機能の拡張性にも課題があります。
Q2. Microsoft Accessの欠点は何ですか？
Accessの欠点は、主に以下の点が挙げられます。
- 同時利用制限：大量の同時アクセスに対応できないため、大人数での利用には不向き
- データ容量制限：データベースの容量に制限があるため、大規模なデータ管理には向いていない
- セキュリティ：セキュリティ機能が十分でないため、重要なデータを取り扱う場合には注意が必要
- 機能拡張性：カスタマイズや機能拡張が難しい場合がある
Q3. Access開発の相場はいくらですか？
Access開発の費用は、システムの規模や機能、開発期間、開発会社の料金体系などによって大きく異なります。
小規模なシステムであれば数十万円程度から、大規模なシステムになると数百万円以上になることもあることを押さえておきましょう。
Q4. Accessでデータベースを作成する方法は？
Accessでデータベースを作成する方法は、主に以下の手順で行います。
- テーブルの作成：データを格納するためのテーブルを作成する
- リレーションシップの設定：テーブル間の関係性を定義することにより、複数のテーブルにまたがるデータの一貫性を保つことができる
- クエリ（検索）の作成：データを抽出するためのクエリを作成し、条件を指定して必要なデータのみを取得する
- フォームの作成：データの入力や表示を行うためのフォームを作成し、ユーザーインターフェースを設計する
- レポートの作成：データを印刷や表示するためのレポートを作成し、集計や分析結果を表示する
まとめ｜Access業務システム開発はマットックにご相談ください
Accessは、業務効率化を実現するための強力なツールです。
しかし、Accessを最大限に活用するためには、専門的な知識やスキルが必要です。
Mattockは、Access業務システム開発の豊富な実績とノウハウを持つ専門家チームとなっており、お客様のニーズに合わせた最適なソリューションをご提案し、業務効率化をサポートいたします。
Access業務システム開発をご検討中の方は、ぜひお気軽に当社にご相談ください。
ベトナムオフショア開発とラボ型契約
Mattockでは、ベトナムオフショア開発とラボ型契約という2つのサービスを提供しています。
ベトナムオフショア開発
ベトナムは、ITエンジニアの人材が豊富で、人件費も比較的安価なため、オフショア開発の拠点として注目されていることから、Mattockはベトナムに開発拠点を持ち、高品質かつ低コストなAccess業務システム開発を提供しています。
ラボ型契約
一定期間、専属のエンジニアチームを確保する契約形態であるラボ型契約により、柔軟な開発体制を構築でき、プロジェクトの進捗状況に合わせてリソースを調整できます。
