社員数が増え、組織が複雑化する中で、生産性の向上や業務効率化は多くの経営者が抱える悩みです。
この記事では、目標管理のフレームワークOKRやタスク管理ツールを活用した業務効率化の基礎知識に加え、メンバーのエンゲージメントを高めるためのコミュニケーションやフィードバックの実践的なテクニックを紹介します。
さらに、オウンドメディアのSEO対策についても詳しく解説し、検索エンジンでの上位表示を目指すための具体的な方法を提供します。
明日から使える具体的なノウハウを学び、あなたの会社をさらに成長させましょう。
この記事を読んでほしい人
- チームメンバーの生産性向上に悩む、企業の経営者やマネージャー
- 組織が拡大し、マネジメント業務に負担を感じているリーダー
- 業務効率化の最新トレンドや具体的な施策を知りたい方
この記事でわかること
- OKRやタスク管理ツールを活用した業務効率化の基礎
- コミュニケーションやフィードバックによるメンバーエンゲージメント向上施策
- AIやリモートワークを活用した業務効率化の最新トレンド
チームの生産性を上げるための3つのステップ
チームの生産性を向上させるためには、以下の3つのステップを踏むことが重要です。
- ステップ1. 目標設定と共有
- ステップ2. タスク管理と進捗確認
- ステップ3. コミュニケーションとフィードバック
これらのステップを一つずつ詳しく見ていきましょう。
ステップ1. 目標設定と共有
チーム全体の目標と個人の目標を明確にすることは、チームの生産性を高めるための最初のステップです。
目標が明確でなければ、メンバーは自分の仕事がどのようにチーム全体の目標に貢献しているのかを理解できません。
目標設定には、OKR（Objectives and Key Results）などのフレームワークを活用すると効果的です。
ちなみに、OKRとは、目標（Objective）と主要な結果（Key Results）を設定し、進捗状況を定量的に測定する目標管理手法なので覚えておくとよいでしょう。
目標管理ツール「Goalous」などを活用すれば、チーム全体の目標と個人の目標を可視化し、進捗状況をリアルタイムで共有できます。
ステップ2. タスク管理と進捗確認
タスク管理は、チーム全体の進捗状況を把握し、ボトルネックを早期に発見するために不可欠です。
タスク管理ツール「Asana」や「Trello」などを活用すれば、タスクの割り当て、期日設定、進捗状況の確認などを効率的に行えます。
また、進捗管理ツール「Redmine」や「Backlog」などを活用することで、プロジェクト全体の進捗状況を可視化でき、問題が発生した場合には早期に対応可能です。
ステップ3. コミュニケーションとフィードバック
チーム内コミュニケーションは、チーム全体の目標達成に向けてメンバーを連携させるために不可欠です。
コミュニケーションツール「Slack」や「Chatwork」などを活用すれば、チャットやビデオ会議を通じて、いつでもどこでもスムーズにコミュニケーションが取れます。
また、定期的な1on1ミーティングの実施により、メンバーの状況を把握でき、個別にフィードバックできるのも利点なうえ、メンバーのモチベーション向上や能力開発にも効果的です。
マネジメントを効率化する厳選ツール5選
ここでは、マネジメント業務を効率化するおすすめのツールを5つご紹介します。
- タスク管理を効率化するならAsana
- チームコミュニケーションを円滑にするSlack
- 目標達成を促進するGoalous
- パフォーマンス評価を効率化するHRBrain
- チームのスケジュール共有ならTimeTree
課題やニーズに合わせていずれかのツールを導入しましょう。
タスク管理を効率化するならAsana
Asanaは、チーム全体のタスク管理を効率化するツールです。
タスクの割り当て、期日設定、進捗状況の確認、ファイル共有などを一元管理できます。
＜特徴＞
- 直感的なインターフェースで使いやすい
- プロジェクト全体の進捗状況を可視化できる
- チームメンバーとのコミュニケーションを促進できる
- 無料プランと有料プランがある
＜機能＞
- タスク管理
- プロジェクト管理
- カレンダー
- ファイル共有
- コミュニケーション
- レポート
＜価格＞
- Personal：無料
- Starter：月額1,200円／ユーザー
- Advanced：月額2,700円／ユーザー
＜導入事例＞
- 株式会社資生堂
- 株式会社リクルートホールディングス
- 日本航空株式会社
チームコミュニケーションを円滑にするSlack
Slackは、チーム内コミュニケーションを円滑にするツールです。
チャット、ビデオ会議、ファイル共有など、さまざまなコミュニケーション手段を提供しています。
＜特徴＞
- リアルタイムコミュニケーションが可能
- チャンネル機能で情報を整理できる
- 外部ツールとの連携が可能
- 無料プランと有料プランがある
＜機能＞
- チャット
- ビデオ会議
- ファイル共有
- 検索
- 外部ツール連携
- アプリ
＜価格＞
- フリー：無料
- プロ：月額1,050円／ユーザー
- ビジネスプラス：月額1,800円／ユーザー
＜導入事例＞
- 株式会社日本経済新聞社
- 西日本旅客鉄道株式会社
- パナソニック ホールディングス株式会社
目標達成を促進するGoalous
Goalousは、チーム全体の目標設定と進捗管理を支援するツールです。
OKRなどの目標管理フレームワークに対応しており、目標達成に向けたチームの活動を促進します。
＜特徴＞
- 目標と進捗状況を可視化できる
- チームメンバー同士で称賛し合える
- モチベーション向上につながる
＜機能＞
- 目標設定
- 進捗管理
- 称賛
- コミュニケーション
- レポート
＜価格＞
- 基本利用料金：月額30,000円（税別）
- 初期費用：要見積もり
＜導入事例＞
- 富士フイルムホールディングス株式会社
- 株式会社NTTデータ･スマートソーシング
- 九州エナジー株式会社
パフォーマンス評価を効率化するHRBrain
HRBrainは、従業員のパフォーマンス評価を効率化するツールです。
目標設定、評価、フィードバックなどを一元管理できます。
＜特徴＞
- 評価プロセスを効率化できる
- 公平で客観的な評価が可能
- 従業員の成長を促進できる
＜機能＞
- 目標設定
- 評価
- フィードバック
- 1on1
- 人材育成
＜価格＞
- 月額料金制：要問い合わせ
＜導入事例＞
- ブックオフコーポレーション株式会社
- 青山商事株式会社
- 全日本空輸株式会社
チームのスケジュール共有ならTimeTree
TimeTreeは、チーム全体のスケジュールを共有し、調整を効率化するツールです。
カレンダー共有、予定調整、リマインダー機能などを提供しています。
＜特徴＞
- 複数のカレンダーを共有できる
- 予定調整が簡単にできる
- リマインダー機能で予定を忘れない
- 基本無料で利用できる
＜機能＞
- カレンダー共有
- 予定調整
- リマインダー
- チャット
- メモ
＜価格＞
- 無料
- プレミアム版：月額300円（税込）または年額3,000円（税込）
＜導入事例＞
- サントリービール株式会社
- 株式会社東映アニメーション
- 花王株式会社
チームの生産性を上げるためのマネジメントテクニック
続いて、効果的なマネジメントテクニックを6つご紹介します。
- テクニック1. 心理的安全性の確保
- テクニック2. エンパワーメント
- テクニック3. コーチング
- テクニック4. 多様性の尊重
- テクニック5. 明確な期待値の設定
- テクニック6. 定期的な振り返り
ツールだけでなく、マネジメントテクニックもチームの生産性向上に大きく影響します。
テクニック1. 心理的安全性の確保
心理的安全性とは、チームメンバーが安心して発言や行動できる環境のことです。
心理的安全性が確保されたチームでは、メンバーが自由に意見交換を行い、新しいアイデアを生み出しやすくなります。
心理的安全性を確保するためには、以下の点に注意しましょう。
- メンバーの意見を尊重する
- 間違いを責めない
- 多様な意見を歓迎する
- 率直なコミュニケーションを奨励する
テクニック2. エンパワーメント
エンパワーメントとは、メンバーに権限と責任を与え、自発的に行動できるようにすることです。
エンパワーメントされたメンバーは、主体的に課題解決に取り組み、チーム全体の成果に貢献します。
なお、エンパワーメントを促進するためには、以下の点に注意してください。
- メンバーの能力を信頼する
- 適切な権限を与える
- 成果を認め、称賛する
- 失敗から学ぶ機会を提供する
テクニック3. コーチング
コーチングとは、メンバーの目標達成を支援し、成長を促すコミュニケーション手法です。
コーチングを通じて、メンバーの能力を引き出し、パフォーマンス向上につなげられます。
ただし、コーチングを行う際には、以下の点に注意しましょう。
- メンバーの話を傾聴する
- 質問を通じて自己認識を促す
- 行動計画の作成を支援する
- 定期的に進捗状況を確認する
テクニック4. 多様性の尊重
多様なメンバーで構成されるチームは、異なる視点やアイデアを持ち寄り、より良い解決策を生み出せます。
多様性を尊重するためには、以下の点に注意が必要です。
- 異なる文化や価値観を理解する
- 偏見や差別をなくす
- 多様な意見を歓迎する
- インクルージョンを促進する
テクニック5. 明確な期待値の設定
チームメンバーに求める成果や行動を明確に伝えることは、メンバーのモチベーション向上とパフォーマンス向上につながります。
なお、期待値を設定する際には、以下の点に注意しましょう。
- 具体的な目標を設定する
- 達成可能な目標を設定する
- 定期的に進捗状況を確認する
- フィードバックを提供する
- 達成を称賛する
テクニック6. 定期的な振り返り
定期的にチーム全体の振り返りを行うことでチームの課題を把握し、改善策を検討できます。
ただし、振り返りを行う際には、以下の点に注意してください。
- チームメンバー全員が参加できる場を設ける
- 率直な意見交換を奨励する
- 改善策を具体的に検討する
- 次の行動計画を立てる
マネジメントの課題別ソリューション
この章では、マネジメントの課題別ソリューションを3つご紹介します。
- 離職率が高いとき
- 新入社員がなかなか戦力にならないとき
- チームの雰囲気が悪いとき
課題に合わせて解決策を試してみてください。
離職率が高いとき
離職率を低減するためには、従業員のエンゲージメントを高め、長期的なキャリアパスを設計することが重要です。
優秀な人材を失うだけでなく、採用や教育にかかるコストも増大するなど、離職率の高さは企業にとって大きな損失であることを押さえて、下記マネジメント手法やツールを活用しましょう。
離職率低減のためのマネジメント手法
＜エンゲージメント向上＞
エンゲージメント向上とは、従業員が仕事にやりがいを感じ、会社への愛着を持つようにするための取り組みです。
以下のような日々のコミュニケーションを通じてエンゲージメントを高めることができます。
- 定期的な1on1ミーティングの実施
- 感謝の言葉をかける
- 目標達成を称賛する
また、社内イベントの開催や福利厚生制度の充実なども有効な手段です。
＜キャリアパス設計＞
従業員のキャリア目標を明確にし、それを実現するための道筋を示すことも重要です。
下記のような取り組みにより、従業員のキャリア開発を支援しましょう。
- キャリア面談の実施
- 研修制度の充実
- 社内公募制度の導入
離職防止に役立つツール
＜従業員満足度調査ツール＞
従業員満足度調査ツールは、従業員のエンゲージメントや満足度を把握し、改善点を見つけるために役立ちます。
定期的な調査を実施し、結果を分析することで、離職リスクの高い従業員を特定したり、組織全体の課題を把握したりすることができ、事前に防止策を打てる可能性が高まります。
＜人材育成プラットフォーム＞
人材育成プラットフォームは、従業員のスキルアップやキャリア開発を支援するツールで、以下のようなさまざまな機能があるため、活用してみてください。
- eラーニングコンテンツ
- 研修受講管理
- キャリアプランニング支援
新入社員がなかなか戦力にならないとき
新入社員がなかなか戦力にならないときは、メンタリングなどのマネジメント手法やeラーニングシステムなどのツールを研修に活用しましょう。
新入社員の早期戦力化は企業の成長にとって重要な課題でありながら、育成方法が適切でないと、時間がかかったり、モチベーションが低下したりする可能性があります。
新入社員の早期戦力化を支援するマネジメント手法
＜メンタリング＞
メンタリングとは、経験豊富な先輩社員をメンターとして、新入社員をサポートする制度です。業務に関する指導だけでなく、キャリア相談や精神的なサポートも行います。
新入社員の不安を軽減し、早期に職場に適応できるよう支援できます。
＜OJT（On-the-Job Training）＞
OJTとは、実務を通じて新入社員を育成する手法です。上司や先輩社員が指導役となり、業務を実際に経験しながらスキルを習得していきます。
OJTでは、座学だけでは得られない実践的なスキルを習得可能です。
新入社員研修に活用できるツール
＜eラーニングシステム＞
eラーニングシステムは、インターネット上で学習できるシステムです。新入社員研修だけでなく、スキルアップのための各種研修にも活用できます。
時間や場所を選ばずに学習できるため、効率的な人材育成が可能です。
＜タスク管理ツール＞
タスク管理ツールとは、新入社員にタスクを割り当て、進捗状況を管理するツールです。
タスクの優先順位付けや期限管理を可視化することで、新入社員の業務理解を深め、早期戦力化を促進できます。
チームの雰囲気が悪いとき
チームの雰囲気が悪いときは、コミュニケーション活性化などのマネジメント手法や社内SNSなどのツールを活用してメンバー間の信頼関係を築き、一体感を醸成することが重要です。
チームの雰囲気が悪いとコミュニケーションが円滑に進まず、生産性が低下する原因になります。
チームビルディングに役立つマネジメント手法
＜コミュニケーション活性化＞
定期的なチームミーティングや懇親会の実施、雑談を奨励するなど、コミュニケーションの機会を増やすことが大切です。
また、1on1ミーティングを通じて、メンバーの意見や悩みを聞き、コミュニケーションを深めることも有効です。
＜共通目標設定＞
チーム全体の目標を明確にし、メンバー全員で共有することが重要です。
共通の目標に向かって協力することでチームの一体感が生まれ、モチベーションも向上します。
チームの雰囲気改善に役立つツール
＜コミュニケーションツール＞
SlackやChatworkなどのチャットツールを活用することで、気軽にコミュニケーションが取れます。
また、ビデオ会議ツールを活用すれば、離れた場所にいるメンバーともコミュニケーションを円滑に行えます。
＜社内SNS＞
社内SNSを活用することで、業務に関する情報だけでなく、プライベートな情報も共有しやすくなります。
メンバー間の交流を促進し、チームの雰囲気を改善する効果が期待できるのです。
リモートワーク時代の業務効率化トレンド
新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、多くの企業ではリモートワークが導入され、現在では業務効率化も注目されており、以下のようなツールが活用されています。
- バーチャルオフィスツール
- 非同期コミュニケーションツール
- タスク管理・プロジェクト管理ツール
- オンラインホワイトボードツール
それぞれのツールの特徴を見ていきましょう。
バーチャルオフィスツール
バーチャルオフィスツールとは、リモートワークでもオフィスにいるかのような感覚でコミュニケーションできるツールです。
Gatherやoviceなどが代表的な例で、アバターを使って自由に移動したり、会話したりできます。
非同期コミュニケーションツール
SlackやChatworkに加えて、Notionなどのドキュメント共有ツールを活用した非同期コミュニケーションも注目されるようになりました。
時間や場所にとらわれずに情報共有や議論ができるため、リモートワークの効率化に役立ちます。
タスク管理・プロジェクト管理ツール
AsanaやTrelloなど、より多機能なタスク管理・プロジェクト管理ツールも人気を集めています。
ガントチャートやカンバンボードなど、視覚的にタスクやプロジェクトの進捗状況を管理できる機能が充実しているのが特徴です。
オンラインホワイトボードツール
MiroやMuralなど、オンライン上で複数人で同時にアイデア出しやブレインストーミングができるオンラインホワイトボードツールも注目の的です。
リモートワークでも活発な議論を促進し、創造性を高めるのに役立ちます。
AIを活用した業務効率化
下記のようなAI（人工知能）技術の進化により、さまざまな業務を自動化・効率化できるようになりました。
- RPA（Robotic Process Automation）
- チャットボット
- AI搭載型文書作成ツール
- AI搭載型データ分析ツール
それぞれの特徴を見ていきます。
RPA（Robotic Process Automation）
人間の手で定型的な事務作業を自動化するRPAは、業務効率化の定番ツールとして広く普及しています。
UiPathやAutomation Anywhereなどが代表的なRPAツールです。
チャットボット
顧客からの問い合わせ対応や社内ヘルプデスク業務を自動化するチャットボットも、業務効率化に貢献しています。
ChatGPTなどの自然言語処理技術を活用した高度なチャットボットも登場し、馴染み深いものとなりました。
AI搭載型文書作成ツール
JasperやRytrなど、AIが文章作成を支援するツールを活用する企業も増えてきました。
メールや報告書の作成時間を短縮し、より質の高い文章を作成するのに役立ちます。
AI搭載型データ分析ツール
Power BIやTableauなど、AIがデータ分析を支援するツールも注目されています。
大量のデータを短時間で分析し、ビジネス上の意思決定をサポートしてくれるのが特徴です。
働き方改革と業務効率化
政府が推進する「働き方改革」も、業務効率化を後押ししており、長時間労働の是正や多様な働き方の実現に向けて、各企業は以下のようなさまざまな取り組みを行っています。
- フレックスタイム制やテレワークの導入
- ペーパーレス化
- 会議の効率化
- 人事評価制度の見直し
この章では各取り組みについて見ていきます。
フレックスタイム制やテレワークの導入
働く時間や場所を柔軟に選択できる制度を導入することで、従業員のワークライフバランスを改善し、生産性向上につなげる企業が増えています。
性別問わず離職率の軽減および人材確保につながります。
ぺーパーレス化
電子契約やクラウドストレージなどの導入により、紙文書の削減を進める企業が増えています。
業務効率化だけでなく、コスト削減や環境負荷低減にもつながるのが特徴です。
会議の効率化
会議の目的や参加者、時間などを明確にすることで、無駄な会議を減らし、効率的な議論を促進する取り組みが注目されています。
Zoomなどのオンライン会議ツールを活用した効率的な会議運営も普及してきました。
人事評価制度の見直し
従来の年功序列型の評価制度から、成果主義型の評価制度に移行する企業が増えています。
従業員のモチベーション向上や能力開発を促進し、生産性向上につなげる狙いがあります。
【Q&A】業務効率化に関するよくある質問にMattockのシニアコンサルタントが回答
ここからは、業務効率化に関するよくある質問を4つ解説します。
- Q1. 業務を効率化するにはどうしたらいいですか？
- Q2. 業務の効率化とはどういう意味ですか？
- Q3. 業務効率化にはどんなアイデアがありますか？
- Q4. 業務効率化を図るには？
周りに悩みを相談できない人は、この章で悩みの解決策を見つけてください。
Q1. 業務を効率化するにはどうしたらいいですか？
業務を効率化するためには、まず現行の業務プロセスを分析し、ボトルネックや無駄を特定することが重要です。
その後、以下のステップで効率化を実現しましょう。
- 自動化の導入：繰り返し作業や単純作業を自動化して、時間とリソースを節約する
- プロセスの標準化を図る：業務手順を標準化し、全員が同じ方法で作業を行う
- 定期的な見直し：業務プロセスを定期的に見直し、改善点を見つけて修正する
Q2. 業務の効率化とはどういう意味ですか？
業務の効率化とは、業務プロセスを最適化し、リソース（時間、労力、コスト）を最小限に抑えながら、最大の成果を得ることを指します。
これにより、企業は生産性を向上させ、競争力を高めることができるのです。
Q3. 業務効率化にはどんなアイデアがありますか？
業務効率化のアイデアには以下のようなものがあります：
- タスクの自動化：RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して、繰り返し作業を自動化する
- クラウドサービスの利用：データの共有やアクセスを容易にするためにクラウドサービスを導入する
- 従業員への教育：効率的な作業方法やツールの使用方法について従業員に教育する
Q4. 業務効率化を図るには？
業務効率化を図るためには、下記の手順で進めましょう。
- 現状分析：現行の業務プロセスを詳細に分析し、改善点を特定する
- 目標設定：効率化の目標を明確に設定し、達成するための具体的な計画を立てる
- 実行と評価：計画を実行し、その結果を評価して必要に応じて調整する
まとめ
この記事では、チーム全体の生産性を向上させるための3つのステップ、厳選されたマネジメントツール5選、そして効果的なマネジメントテクニックをご紹介しました。
これらの情報を参考に、チームに合ったツールやテクニックを導入し、実践することで、以下のようなメリットが期待できます。
- マネジメント業務の効率化
- チーム全体の目標達成
- 部下のモチベーション向上と能力開発
- より良いチームワークの構築
さらに、業務効率化の最新トレンドを把握し、AIやリモートワークツールなどの新しい技術を積極的に活用することで、さらなる生産性向上を目指せます。
ただし、この記事でご紹介したツールやテクニックは、あくまで一例です。チームの状況や課題に合わせて、最適な方法を選択し、実践することが重要です。
まずは小さな一歩から、チームの生産性向上に取り組んでみましょう。
そして、その成果を確かめながら、さらなる改善を続けていくことが、長期的な成功につながります。
