近年各企業でDX化が進み、業務改善のために自社にとって最適なシステムの導入を図る企業が増えています。しかし発注側と受注側の認識のズレから、希望していたシステムとは違うものが出来てしまうというトラブルも多く報告されています。このようなトラブルを防ぐためにも必要になるのがrfpです。
そこでこの記事では、システム開発やアプリ開発に欠かすことができないrfpについて詳しく解説していきます。
rfpとは？
rfpは「Request for Proposal」とも呼ばれ、日本語に訳すと「提案依頼書」となります。システム開発やアプリの開発を行う時に、発注側が開発会社に提出するもので、「どのような機能を搭載したいのか」「自社が抱える課題」といった要件を記載し提出するものです。
開発されるシステムの出来栄えは、このrfpによって左右されるといっても過言ではないほど重要なもので、希望通りのシステムを作り上げるためには、分かりやすくより良いrfpを作成する必要があります。
rfpの目的
もともとrfpが浸透するまでは、開発者側が発注者のもとを訪ねヒアリングを行い、本来rfpに記載する内容を共同で確認し提案書を作成していました。しかしこの方法は、非常に効率が悪く、開発側と受注側の担当同士の人間関係が大きく影響していたため、徐々に減少していき、その代わりに生まれたのがrfpです。
rfpは何度も開発側に説明する必要もなく、開発者側からも提案を客観的に受け入れることができます。このように、開発に至るまでの労力を減少させ、より良いシステムを作り上げるための提案を受けながら開発を進めていってもらえるので、思い通りのシステムをつくりあげることが作り上げることを目的としています。
rfpを作成するメリット
ここからはrfpを作成することで得られるメリットについて解説していきます。
トラブルを軽減することができる
まず大きなメリットをしてあげられるのがトラブルの軽減です。口約束ではしっかり要望が伝わっていなかったり、後になって言った言わないのトラブルが起きてしまうことがあります。それにより納期が遅れてしまったり余計なコストを要求されたりと、システム開発以外のトラブルも起きてしまいます。
このようなトラブルを起こさないのがrfpです。システム開発についての要望やコスト条件などを文字で残し、それに基づいて開発を行っていくためトラブルは起きにくくなります。
開発会社の比較がしやすくなる
rfpは一社だけでなく複数の開発会社に提出するのが一般的です。開発会社ではこのrfpをもとにさまざまな提案をしてくるでしょう。それらを比較し、どの開発会社に受注するかを決めるのに役立てることができます。
自社にとって「どの開発会社が信頼できそうか」「どの開発会社が自社に合ったシステムを作り上げてくれそうか」など、社内で話し合って決める材料になるわけです。
開発会社とのやり取りを軽減できる
rfpがなければ、何度もやり取りを行う必要があり、それにより開発会社側との認識のズレが生じ、自社のニーズに合わないシステムが完成してしまう可能性があります。しかしシステム開発についての要件をまとめたrfpがあることで、開発に対するブレがなくなり、作業の効率化を図ることもでき、無駄なやり取りを行う必要がなくなります。受注側は要点を絞った提案をすることができ、開発会社側はrfpに基づいた開発を行うことができるので、開発に集中することができ、結果的に受注者のニーズに合ったシステムを作り上げることができます。
rfpを作成するデメリット
rfpは多くのメリットももたらしてくれますが、もちろんデメリットも存在します。ここからはいくつかあるデメリットについてご紹介します。
システム開発までに時間を要する
これまでのシステム開発は、rfpのような提案書はなく口頭でのやり取りで開発を進めていたため、開発前の事前準備という認識はありませんでした。しかしrfpによりシステム開発を依頼されることにより、開発会社では開発体制を整備したり各部門の問題点を整備したりと、それまでかけることのなかった箇所に時間をかける必要があり、開発を開始するまでに時間がかかってしまうというデメリットがあります。
とはいえ、トラブルもなく完成したシステムが自社のニーズにぴったり合うか合わないかなどを考慮した時に、開発までの時間がかかったとしてもrfpを作成したほうがいいでしょう。
作成に労力が掛かる
rfpを作成するのは思っている以上に労力がかかることもデメリットといえるでしょう。rfpがない時代に、受注者へのヒアリングだけで開発を進めていた方には少し手間に思えるかもしれません。
rfpの作成方法
それでは実際にrfpを作成する手順を解説していきたいと思います。まずrfpの作成といってもいきなり始めてはいけません。作成のための準備を行う必要があるので、まずはそこから解説します。
まず行うことはシステムを何故導入しなければいけないのか、どのような課題があるのかということを明確に洗い出すことです。これを行わなければ、必要のない機能が搭載されたシステムが出来上がってしまうこともあります。そのため解決したい課題を書き出してみましょう。それができたら社内でミーティングやヒアリングを行い、課題とシステム導入目的の共有を行いましょう。また現場からのヒアリングでは、違った課題が上がる可能性もあるので、それらを汲んで行くことも大事です。社内での共有が終わったら解決策の立案です。本当にシステムの開発だけで解決できるのか、他にするべきことはないかなど、シャイ内で確認していきましょう。これが終わったらいよいよrfpの作成となります。
rfpの作成というと難しそうに思ってしまうかもしれませんが、基本通りに行っていけば難しいものではありません。基本的な構成は「システムの概要」「提案依頼の要件」「発注先選定の進め方」という構成で作成していけば、作り上げることができます。
rfpに盛り込む内容
rfpには必ず盛り込んだ方がいい項目があります。これは一つ二つではなくいくつもありますので、それらすべての項目をご紹介していきます。rfp作成の際はこちらを参考にしてください。
システムの概要
システムの概要には「システム開発の目的や背景」や「開発のためのコスト」など、システム開発のための全体図を開発会社に知ってもらうためのものです。この基本情報に記載する内容は以下の通りになります。
・解決したい課題：解決したい課題や抱えている問題を記載
・システム開発の目的：課題を踏まえたうえでどのようなシステムを作りたいか記載
・システム開発の背景：なぜ依頼することになったのかという原因
・開発のゴール：コストや納期、目標とする品質などを記載
・依頼範囲：どこまでの開発・保守を依頼したいのかを記載
・企業情報：企業の組織図や事業内容、開発したシステムの利用者情報などを記載。
・システム構成：ネットワーク環境や現状のシステム、利用中のハードウェアなどの記載。
提案の要件
提案の要件は、開発会社が提供してくれる提案書に記載してほしい項目を伝えるものです。以下の内容を盛り込んでもらうようにしましょう。
・企業情報：企業の基本情報やこれまでの実績、サービス内容など
・提案システム概要：rfpで記載したシステム開発の目的に対し、どのような方法で提案してくれるのかを記載してもらう項目
・プロジェクト体制とスケジュール：システム開発をどのようなプロジェクトでどのように進めていくのか、その中でどのようにかかわっていけばいいのかなどを記載してもらいます
・運用と保守内容：開発からリリース後のサポート体制を記してもらいます
・サンプルの提示：これまで納品されたものを提示してもらいます。ドキュメントサンプルなどの提示を求めるのもいいでしょう
・開発コスト：細かい開発コストを提示してもらいます。「総額」や「一式」などの記載方法ではなく、「月額「初期費用」というように、細かく提示してもらった方が後々のトラブル防止になります。
・契約書案：支払い方法や契約内容を項目別に提示してもらいます
・制約について：登録の上限数や同時アクセスの上限など、明らかになっている制約やリスクなどの提示を求めます
選定方法
開発会社をどのように選ぶかを記載します。ここには以下の内奥を記載するようにしましょう。
・選定のスケジュール：依頼する開発会社を選定するまでのスケジュールを記載します。提案書の締め切り日や提案書の確認比較、発注の手続きにプロジェクト始動という流れで記載するといいでしょう。
・提案書の提出場所：どこに提案書を提出したらいいかを明記し、締め切り日やそれに間に合わない時は選考外になることも伝えましょう。
・評価ポイント：開発会社の選定に対し依頼する側として何を重要視しているか、どこにポイントを置いているのか、コストなのか完成したシステムのクオリティなのか、そのあたりを明記しましょう。
rfpを作成するときの注意点
rfpは自社の意図や希望を伝えるために作成します。必要のない事柄を記載しては、開発会社にとっても戸惑ってしまうだけになってしまいます。それでは最後にrfpを作成するときの注意点について解説していきます。
相手に伝わる言葉選び
rfpを作成する上で一番大切なのは、相手に意図がしっかり伝わるかどうかです。もし曖昧な表現をしてしまうと、違う意味にとられてしまったり、開発会社に戸惑いを与えてしまう可能性もあります。しっかり相手に伝えるためには、ビジネスで重要とされている「5W1H」を意識してrfpを作成することが大事です。
またrfpは全体を通して同じ書き方にしなければいけません。一方では細かく記載し、もう一方では簡潔に書くという方法ではなく、全体を通して伝わりやすい文章で作成するのがいいでしょう。
ITコンサルタントを利用する
どうしても上手にrfpを作成することができない場合は、ITコンサルタントをするという方法もあります。例えば、「スムーズにプロジェクトを進めていきたい」「しっかり意図を伝えた提案をしたい」など、自作のrfpでは厳しいと感じたなら無理をしないのが賢明でしょう。それだけで余計な時間と労力を要してしまいます。
もちろんコンサルタント料はかかってしまうので、余計なコストと考えがちになりますが、実際出来上がったシステムが意図しないものになってしまうよりは、コストをかけても精度の高いシステムを作り上げるために、ITコンサルタントにrfpの作成を依頼するという方法もあるでしょう。
まとめ
この記事では、rfpの作成方法やメリットについて解説してきましたがいかがでしたでしょうか。
rfpは自社のニーズを正確に伝えるための手段であり、開発会社の選定をする上でも欠かせないものです。rfpの作成には時間がかかるかもしれませんが、それよりも大きなメリットを得ることができます。時間と労力を使ってでも、良いrfpを作成することで優秀な快活会社とであることになり、思った通りのシステムを作り上げることができるでしょう。
rfpは特別な知識が必要なわけではありません。今回の記事を参考に、自社のニーズに合ったシステムを作り上げるための素晴らしいrfpを作成してください。
