最近多くの企業で導入が進んでいるPOSシステムですが、導入してみたいけどposシステムについてよく分からないという方も多いと思います。posシステムを導入することでどのようなメリットが生まれるのでしょうか。
この記事では、POSシステムについて導入するメリットや導入事例などについても詳しく解説していきます。
POSシステムとは？
POSシステムとは「販売時点情報管理」という意味で、商品が販売された時点で、その販売された商品を個別に管理することができ、いつ・いくらで販売できたのかということもデータ化され保存されることで、商品ごとに記録に残り日々の売り上げについても自動で記録してくれるシステムのことをいいます。またレシート発行機能など、顧客にとっても便利なシステムとなっています。
posシステムは全てがリアルタイムに更新されていくので、その日の売れ行きも把握することができるので、店舗運営や在庫管理などに役立てることができます。また一般的にposレジやposレジスターと呼ばれることもありますが、少し内容が異なるのでその違いについては後ほど解説します。
POSシステムの種類
POSシステムには、大型なものから小型のものまでいろいろな種類があります。ここでは代表的な4つのPOSシステムについて解説していきます。
タブレット型
タブレットposシステムは、スマートフォンやタブレットをposの端末にしたposシステムです。それぞれにアプリをインストールすることで利用することができ、コストも安く簡単に始められるので導入が進んでおり、最近では小規模な小売店などで需要が高まっています。
パソコン型
パソコンにposシステムをインストールすることで使用することができます。売上計算や日報、レジやバーコード決済、クレジットカードにも対応することが可能となります。
ターミナル型
ターミナル型は筐体一体型ともいわれ、大小さまざまなものがあり専用のソフトを利用することで使用できるposシステムとなっています。コンビニや大型スーパーや、飲食チェーン店などに導入が進んでいる、現在日本でもっとも使用されているシステムであり、業種を問わず多くの業界で使用されています。
ハンディターミナル型
小型でどこでも持ち運びができるposシステムがハンディターミナル型になります。一つの場所にとどまらず動き回る仕事をしている、小売店やスーパーの在庫管理や発注、美容室や飲食店の予約システムとして導入されています。
POSシステムの歴史
POSシステムは1878年にアメリカで誕生しました。日本への上陸はその20年後、牛島商会がposシステムの輸入を開始。これが日本におけるposシステムの歴史の始まりとされています。当時はあまりにも高価だったため、なかなか導入が進みませんでしたが1910年、大手百貨店へ導入されるようになりはじめ、レシート発行や加算機能などが追加されシステム自体がさらにカスタマイズされていきます。
第二次世界大戦が収束後の高度経済成長期に合わせ誕生し始めた、スーパーや大手百貨店などの登場により、posシステムはさらに普及し、日本にパソコンが登場し普及し始めた1995年頃には、インターネット環境を利用したposシステムが開発されるようになりました。
そして2000年代に入ると、さらに技術は発達し店舗のposシステムと本社のサーバーをつなぐシステムが開発され、現在はクラウド技術の発達により、インターネット環境があれば利用できるタブレット型が主流となりつつあります。
POSシステムとPOSレジの違い
それではposシステムとposレジの違いについて解説していきます。この二つはよく同じような意味合いで使われることがありますが、その意味合いは若干異なります。
ますposシステムは、はじめに説明した通り「販売時点情報管理」を行うシステム全体のことをいい、posレジは「販売時点情報管理」を行うレジという意味になります。そのためレジ、もしくはお金を扱う商売をしている業界では、posレジを導入することで商品や日々の売上把握、顧客データや在庫の管理などに役立て、売上向上のための戦略を練るデータとしても活用されています。
POSシステムの仕組み
それではposシステムはどのような仕組みになっているのでしょうか。パソコンやシステム構築などの知識がなくても、誰でも操作することができるので安心してください。posシステムはインターネット環境があることが前提となりますので先に記しておきます。
まず店舗にある商品のバーコードを呼び込むと、パソコンにその商品名と料金といった情報が表示されます。これは単体でなく複数の商品を呼び込んでも同じで、その合計金額なども表示されます。それによりお客様に金額を提示することができます。
またそれぞれの商品や顧客の情報も、リアルタイムで記録され何時何分何秒までデータとして残ります。数日前・数か月前の情報もすぐに閲覧することができ、一日の売り上げもシステム内で処理してくれるため、手打ちをしなくても1円単位で日報に記録されます。また系列店などがある場合、システムを連動させることで別店舗の状況も知ることができるので、店舗同士の協力した運営にも役立てることができます。
POSシステムの特徴
ここからはposシステムの特徴について解説していきます。大きく3つの特徴があげられます。
業務の効率化を図れる
posシステムを導入することで、全ての管理を行ってくれます。それまで閉店後に行っていた在庫管理や売上管理などに人員を割く必要がなく、違う仕事に取り組めるので業務の効率化を図ることが可能になります。
そのため、余計な人員を必要としないため人件費のコスト節約にもなり、最低人数で店舗の運営を行うことができます。
簡単に操作ができる
前述した通り、専門的な知識が必要ないので、難しい操作を覚える必要がなく誰でも簡単に操作できるのが特徴です。例えば、アルバイトやパートといったスタッフが多い店舗でも、バーコードで商品をスキャンするだけの作業になるので、改まって何かを教えなければいけないという必要がありません。
またスマートフォンやiPadといった端末を利用するタブレット型であれば、さらに簡単に操作できるので初めての方にはとても使いやすいでしょう。
データを多面的に活用できる
商品の販売履歴や顧客管理、売上管理など多くのデータが集約されているので、その後のマーケティングに活用できるのも大きな特徴の一つです。数年前の記録も遡って閲覧できるので、来店のピーク時や月ごとの売上推移なども確認することができます。
また、メンバーズカードやポイントカードなどを会計の際にバーコードでスキャンしますが、それにより顧客管理もできるため、性別・年代など、好みの商品などを把握することができ、新しい商品の開発へもつなげることができます。
POSシステムの機能
posシステムには、これまで説明してきたようにさまざまな機能が搭載されています。売上管理やマーケティングに役立てるだけでなく、その他の利用方法も多くあるのでご紹介していきます。
顧客管理機能
まずは顧客管理に関連する機能についてご紹介します。
顧客情報登録機能
顧客の来店日や時間、どのような商品を購入し、料金をいくら・どのような支払方法で支払いをしたかということも全て管理することができます。またこの機能には、顧客の生年月日や連絡先、顧客に対する情報なども記載できるので、次回来店時のおもてなしに役立てることもできます。
最近では小売店などだけでなく、旅館やホテル、飲食店やアミューズメントパークなどでも顧客満足度向上を目指し利用されている機能になります。
予約管理機能
これはインターネットを通じて予約を受けることができる機能になります。現在は美容室や飲食店、宿泊施設などで多く利用されている機能になります。また、電話番号とも紐づけすることができるので、電話での予約を受けた際もposシステムが搭載された端末上に顧客データが表示され、来店履歴も全て確認できるので、新規顧客かリピーター様か分かり、なりすまし予約の予防にもつながります。
オーダー管理機能
飲食店などで食事を注文するときに、タブレットやスマートフォンを通して注文するお店が増えてきましたが、それがオーダー管理機能になります。業務の最適化を図ることができ、使用している端末にオーダーされた注文のデータはすべて残るので、マーケティングに役立てることも可能になります。
商品管理機能
次に商品の管理に関連する機能についてご紹介します。
在庫管理機能
リアルタイムに在庫が更新され、それらの管理を一括で行う機能です。在庫情報と会計情報が連動しているので、全ての商品が自動的に更新され在庫数が分かるようになっています。また商品の入荷情報や系列店の在庫なども一元管理することが可能です。
商品情報管理機能
これは商品の料金や商品名、メーカーや商品の特徴なども登録することができる機能になります。この機能によって、商品を依頼する時などに役立てることができるでしょう。
発注依頼機能
在庫が少なくなってきたときに、色分けなどをして知らせてくれるうえ、発注についての細かい内容についてもデータ化しておくことができる機能です。発注日や納品日なども管理できるので、商品を検品することなく営業することが可能になります。
売上機能
次は売上管理に関する機能になります。
売上登録機能
顧客が購入した商品をバーコードでスキャンすることで、商品名や金額、購入個数などが記録され、その統計が記録されます。これは1名分でも100名分でも統計が取れるので、営業終了後にそのまま売上金額として計上することができます。
この機能はこれまでと同様、系列店など複数ある場合でも全てこの機能で管理することができるので、売上の低い店舗の売上向上戦略に役立てたり、どの商品が店舗の売り上げを支えているのかなども全て把握することができます。
釣り銭計算機能
お客様から預かったお金から、釣銭がいくらかを自動で計算してくれる機能です。コロナ禍の中でコンビニチェーン店などではよく目にするようになったセルフ会計・自動釣銭機ですが、このシステムもposシステムを連携させることで成り立っているサービスとなっています。
決済機能
商品購入のお支払いの際に、クレジットカード払いや電子マネー、スマホ決済といった決算方法に対応するための機能です。最近はこれらの支払方法がかなり普及していますが、対応できない店舗もまだまだ多く存在します。顧客のニーズにこたえるためにも重要な機能となっています。
レシート発行機能
お客様に対して、どの商品をどれだけの個数購入しどれだけの料金がかかっているのかを明確に表示したレシートの発行が可能になります。もちろん日付や日時なども記載されているので万が一にも役立てることができます。
売上ジャーナル機能
これはお客様にお渡しするレシートと同じ内容の記録を店舗で保管するための機能で、本来この記録は7年間は店舗で保管することが義務付けられていますが、それまでは紙面で残すことが主流でしたが、あらかじめ税務署に申請しておけば、紙面ではなくposシステムに残されているデータで保存してもいいとされています。
またこの記録は、お客様とのトラブルの際にも役に立つもので、お客様に渡したレシートと違いが生じていたり、欠陥商品だった場合など商品の返品や交換などにも必要な機能となっています。
売上分析機能
日々、どれだけの売上を上げることができたのかを記録しているので、日毎・月毎に目標を設けている店舗などは、店舗ごとの売り上げや全体の売り上げなどを分析することができます。その記録やデータにより、店舗や企業として弱い部分を改善していくためのデータ分析などを行うことも可能です。ABC分析やRFM分析、CPM分析などの分析を行い、さまざまな自作を行うのもいいでしょう。
その他の機能
上記以外にも機能はあります。その中でも店舗で役立つ以下の2点についてご紹介します。
ECサイト連携機能
店舗のデータとECサイトのデータを連携することで、同じ内容のデータを掲載することができます。また、在庫情報や販売情報などを連動することで、ECサイトの売れ筋や在庫管理などもでき、売上分析や在庫管理の手間が削減されます。
勤怠管理機能
posシステムで勤怠管理をして、人事データを連携する機能を搭載したものもあります。複数の店舗を抱えている企業でも、勤怠を一括管理できる機能です。また、人事システムのマスターデータベースを連携すれば、一人ひとりの勤怠管理や人事給与システムとの関連付けを行い、人事業務の効率化を図ることも可能になります。
ただ勤怠管理機能については、必ず搭載されている機能ではありません。posシステムでまとめて管理したいという企業と、システムを分けて運用したいという企業に分かれるでしょう。
POSシステム導入のメリット
ここまでposシステムの機能や特徴について解説してきましたが、それらを踏まえ導入することでどのようなメリットが得られるのか見てみましょう。
ミスの減少
posシステムは、レジを手打ちする必要がなくバーコードで読み込むだけでいいので、人為的なミスが起こりにくくなります。またセールなどで商品の料金が一定期間変わるときは、事前にposシステムで対象商品の料金の変更が簡単にできるので、料金間違いなどのミスを事前に防止することができます。
それによりクレーム対応の時間や、ミスが起きてしまったが故の残業などがなくなるため、他の作業に取り組むことができ作業の効率化にも役立ちます。
コスト削減
posシステムと連携したレジは、誰でも簡単に操作することができるので、専門のスタッフを置く必要がなく人件費のコスト削減が出来るというメリットがあります。例えば接客とレジ、ホールなどの作業を一人で行うことも可能になるでしょう。
複数店舗を一元管理できる
チェーン店など複数の系列店舗がある場合、それらを連動させて一元管理することができます。例えばA店からB店・B店からD店・A店から全ての店舗というように、全ての店舗状況がリアルタイムで把握することができるので、混雑状況なども把握することができます。
また在庫状況などとも紐づけることで、各店の商品在庫数や機会損失の防止などにもつながります。
商品や顧客情報の可視化
posシステムは、販売した商品や時間帯、商品を購入した顧客情報も全てデータとして残っています。そのため、どの商品がどのような客層に人気があるのか、または不人気商品などの把握も可能になるので、有益な情報を可視化して見ることができます。これにより、それらの情報をマーケティングに活かすことができます。
会計業務の効率化
これまでも説明してきたように、バーコードで商品や金額の読み取りを行うので、レジを手打ちする必要がない分、会計作業を効率化することができレジ付近が混雑する状況を解消することができます。さらに自動釣銭機などと連動させることで、さらに効率のいい会計業務が実現することでしょう。
POSシステム導入のデメリット
ここまでメリットを解説してきましたが、いくつかのデメリットもあるのでそちらもご紹介しておきます。
故障した場合に現場が混乱する可能性がある
どのIT機器にも共通していえることですが、停電や本体が故障してしまった場合、全ての機能がストップしてしまいます。posシステムと連動しているシステムは全て利用できなくなるので、混乱が生じるというデメリットがあります。
そのためにトラブル時に備えるためのマニュアルが用意されているので、全スタッフとは言いませんが、店舗瀬金車くらいは覚えておくといいかもしれません。
初期費用や運用コストがかかる
posシステムを導入するには、もちろんコストがかかってしまいます。全てが一律の料金ではなく、搭載されている機能によってそのコストは変わってきます。なるべくコストを安く抑えるために、自社に最低限必要な機能が搭載されたposシステムを導入し、その後に少しづつカスタマイズしていく形でもいいかもしれません。
POSシステムの導入事例 7社ご紹介！
それでは最後に、posシステムを導入している企業をご紹介したいと思います。多くの企業で導入が進んでいるため、全てをご紹介するのは無理ですが、ここではその一部をご紹介したいと思います。
株式会社さっぽろテレビ塔
株式会社さっぽろテレビ塔では、展望台へ行くために入場券を発券するためのシステムの老朽化によってposシステムを導入しました。これにより、発券のために発生する金銭管理を効率化することに成功し、オペレーションシステムを全て連動させることで、日々残された売り上げやデータをもとに、集客活動や営業戦略などこれまでできなかった活動ができるようになりました。
株式会社オルゴール堂
株式会社オルゴール堂では、店舗間での在庫管理ができないことが課題となっており、免税処理についてはカウンターで行っていたので免税の手続き時間を短縮したいという課題もありました。
posシステムを導入したことで、免税の処理時間が短縮され店舗間で在庫管理も行えるようになったことで販売ロスを軽減することに成功しました。CATと連動させることで入力ミスがなくなり作業の効率化を果たすことができました。
むらからまちから館
全国の特産品などを販売している「むらからまちから館」では、在庫管理や販売や売上といった運営にかかわるシステムの統合と、作業の効率化と在庫管理の制度をあげることを課題としていました。また軽減税率に対応できるposシステムの導入を検討したなかで、これらの課題を克服できるposシステムを導入しました。
それにより法令対応はもちろん業務効率も向上し、お客様に対するサービスの向上も達成しました。さらに利用状況や在庫管理がリアルタイムに見られるようになったことで、機会損失を防ぐことにも成功しています。
株式会社内子フレッシュパークからり
地元の農産物を販売している「株式会社内子フレッシュパークからり」では、商品ラベルの管理項目が足りず、消費者に安全な商品を提供するためにも、管理項目の追加が必須となっていました。さらに、高齢化が進む農業の生産者に対応した集荷体制の整備が急務となっており、クラウド型のposシステムの導入へと踏み切りました。
それにより商品ラベルの記載量が約4倍になったことで、あらゆる情報を記載できるようになったうえ、クラウド型ということでどこでも売上を確認することができ、サーバーを管理するという作業も不要になりました。また誰でも簡単に操作できるので、高齢者が多いスタッフにも好評なシステムとなっています。
豊中市役所
豊中市役所がある大阪府にある豊中市は、人口約40万と大阪府の中でも大きな人口を抱える都市で、大阪の中核市となっています。そんな豊中市にある豊中市役所では、混雑状況の改善と市民へのサービス向上を図るためにposシステムの導入を行いました。
posシステムの導入により、それまで発生していた精算金額が合わないという人為的ミスがなくなり、ほとんど手作業で行っていた集計作業なども、全てデータ化され人の手で行うことがほぼなくなったため、大幅に勤務時間が軽減される結果となり、月の売上や分析などの報告にも役立っています。また、豊中市民にとっても市役所での滞在時間も短くなり、カウンターにはカスタマディスプレイが設置されており、金額も分かりやすくなり非常に好評となっています。
有限会社白洗舎
クリーニングやコインランドリーなどの事業を中国地方を中心に展開している「有限会社白洗舎」では、レジ業務をさらに効率よいものにする目的と、繁忙期には500件以上のクリーニングが寄せられるため、それらのデータを管理できるシステムと預かる商品の管理を目的としてposシステムが導入されました。
簡単で使用しやすいposシステムはスタッフ間でも好評で、作業の効率化にも役立っており管理機能を利用することでミスなくお客様から預かった商品を管理することができるようになりました。また小型のタブレット型posシステムということで、置くスペースも取らずクリーニング店でもゆとりをもって導入することができています。
株式会社東京風月堂
全国に約1,500店舗を構える老舗菓子メーカーの株式会社東京風月堂は、大手百貨店やデパートなどに店舗を構える際、スペースが限られているため、そのスペースでも有効なposシステムということで、タブレット型posシステムを導入しました。
その結果、端末1台で全てを管理することができ、本社へのデータ送信もボタン一つで簡単にできるため、従業員にも好評で他のシステムと接続不要になるため、無駄なトラブルもなく作業効率のアップにもつながっています。
まとめ
この記事では、posシステムについて解説してきましたがいかがでしたでしょうか。解説してきたように、posシステムはレジ機能の効率化を実現するだけでなく、それ以外でも多くのメリットを生み出してくれるシステムです。
売上改善のためのマーケティングから在庫管理や顧客・従業員管理など多くの機能を搭載しており、このシステムを導入するだけで、店舗や企業に関わる全てを管理することができます。
もちろんデメリットもありますが、メリット部分が非常に多くを占めるためそれほど気にしなくてもいいのではないでしょうか。以前までは大手スーパーやチェーン店などで導入されていたイメージですが、さまざまなタイプのposシステムが登場し、業種などは関係なく導入がすすめられています。業務効率化を目指している企業は今回の記事を参考に、posシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
